travel company que es

Travel & Expense

¿qué es y cómo actúa una travel management company.

Para muchas compañías, los viajes corporativos son un aspecto clave del funcionamiento de un negocio moderno y también uno de los gastos más importantes, por lo que muchas empresas están buscando una Travel Management Company .

Esto es debido a que los costos de viaje deben controlarse y la logística tiene que gestionarse de manera que los empleados no tengan dificultades en sus viajes .

En este post, obtendrá información sobre qué son exactamente las Travel Management Company , cómo actúan, qué servicios ofrecen y cuáles son sus principales beneficios.

¿Qué son las Travel Management Company y cómo actúan?

La gestión de viajes es el manejo estratégico de los requisitos y aspectos generales del viaje, siendo la gestión de viajes corporativos su principal ejemplo.

Por lo general, implica establecer una política de viajes , hacer reservas, tratar con proveedores, y monitorear y gestionar los costos del viaje.

Una Travel Management Company (TMC) es una agencia de viajes que ayuda a gestionar los viajes de un cliente, que suelen ser empresas y organizaciones, pero las personas también pueden contratar los servicios de una TMC en algunos casos.

A diferencia de una agencia de viajes tradicional, que normalmente se ocupa de viajes de ocio o negocios ocasionalmente, una TMC ofrece servicios continuos con el fin de ahorrar costos, ayudar a mantener el control de la política de viajes y permitir que el cliente dedique menos tiempo a gestionar sus viajes corporativos, lo que significa un ahorro de tiempo y dinero.

Servicios que ofrecen las TMC

Algunos de estos son:

Reservas de vuelos, hoteles, aparcamientos y traslados

Esto es algo básico pero fundamental que toda TMC ofrece a sus clientes.

Una TMC cubre reservas de vuelos, cambios y cancelaciones, así como reservas grupales, vuelos chárter, y los mejores hoteles y alojamientos teniendo en cuenta su relación calidad-precio.

Además, también organizan un traslado que se adapte mejor a las necesidades y el presupuesto de su cliente.

Acceso a salas VIP de aeropuertos

Al contratar los servicios de una TMC, se puede obtener acceso a las salas VIP de la mayoría de aeropuertos sin necesidad de ser miembro de algún club o poseer alguna tarjeta de crédito en especial.

Alineación de la política de viajes

Muchas empresas necesitan que sus empleados tengan autonomía para hacer reservas. No obstante, puede ser un verdadero dolor de cabeza aprobar todas las solicitudes de gasto cuando se trabaja con una gran cantidad de empleados.

En este sentido, las TMC garantizan que todos los empleados cumplan con los requisitos y se mantengan dentro de la política de viajes y el presupuesto preestablecido.

Gestión de cuentas

Este es un servicio vital si se desea optimizar los costos de viaje. Las TMC pueden ayudar con la gestión de cuentas, de gastos e informes centralizados.

Además, ayudan a encontrar formas de reducir los gastos de viaje y aprovechar al máximo el presupuesto, sin perjudicar o desatender la experiencia de viaje de los empleados.

Gestión de riesgos, seguimiento y seguridad del viajero

Su empresa tiene el deber de cuidar a sus empleados cuando se encuentran en algún viaje corporativo, y en eso le puede ayudar una TMC.

Las TMC ayudan a las empresas a pronosticar viajes potencialmente peligrosos, adaptarse a las pautas y requisitos de los controles fronterizos y ofrecer actualizaciones de viajes en tiempo real con el fin de evitar sorpresas en el camino.

4 Beneficios de utilizar una Travel Management Company

Las compañías de gestión de viajes pueden ser muy valiosas para las empresas por una amplia variedad de razones. Algunas de estas pueden ser obvias y otras pueden pasar desapercibidas.

Veamos a continuación, cuatro de los principales beneficios de utilizar una Travel Management Company :

1. Asesoramiento de expertos

Cualquier TMC con experiencia conoce la industria de viajes a la perfección, por lo que pueden brindar consejos sobre cuáles son las mejores rutas de viaje, cómo gastar mejor el dinero y qué se necesita saber antes de dirigirse a ciertos destinos.

2. Eficiencia y agilidad

En términos generales, una compañía de gestión de viajes hace que todo el proceso de reservar viajes, desde gestionar informes y facturas hasta el seguimiento del personal, sea más fácil para usted y sus empleados.

3. Soporte 24/7

Reservar mediante múltiples plataformas y proveedores puede parecer una buena idea en principio para ahorrar dinero, pero si se tiene en cuenta la atención al cliente, ser enviado de un sitio a otro cuando ocurre algún problema es un proceso frustrante que demanda demasiado tiempo.

Otro de los grandes beneficios de las TMC es que están disponibles 24/7, lo que significa que si algo sale mal, necesitas un consejo urgente o hacer un cambio repentino, siempre habrá alguien disponible para ayudarte.

Por el contrario, si no usas una empresa de gestión de viajes, deberás gestionar cualquier problema que surja y hacerte responsable de brindar apoyo a todos los empleados que se encuentran en viajes corporativos.

4. Informes centralizados

Cuando se trata de informar sobre los gastos de viaje, la mayoría de las TMC suelen reunir toda la información en un solo informe, lo que ayuda a tener todos los datos importantes en un solo lugar.

Esto hace que sea más sencillo hacer un seguimiento de los gastos de viaje y determinar si son demasiado altos o no. Además, las TMC suelen dar un paso más allá y ayudar a analizar la información de los informes, para que pueda ajustar su estrategia.

Como puede ver, cuando se trata de eficiencia, sencillez y ahorro de gastos, los servicios que ofrecen las Travel Management Company son esenciales.

Los viajes corporativos que no son gestionados por una TMC pueden ser un estrés evitable en usted y los empleados, lo que da lugar a errores y pérdidas de tiempo y dinero.

No importa el tamaño de su empresa, una TMC puede ayudar a organizar viajes, alinear presupuestos, simplificar los informes de gastos y agilizar todo el proceso en general.

Si este contenido le pareció útil e interesante, le invitamos a leer todo lo que tienes que saber sobre la gestión de viajes , donde podrás aprender qué es el travel management y cuáles son sus ventajas.

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• [email protected]

• Por Bea Naveros
• enero 5, 2024
• Viajes de empresa

¿Qué es y cómo funciona una travel management company?

Una Travel Management Company es una organización especializada en la gestión integral de los viajes corporativos. Su función principal es simplificar y optimizar el proceso de planificación, reserva y gestión de los viajes de negocios, conoce más acá.

Tabla de contenidos

1. ¿Qué es una travel management company?

Una Travel Management Company (TMC) es una empresa especializada en la gestión de los viajes de negocios para otras organizaciones . Su objetivo es ayudar a las empresas a optimizar y manejar de manera eficiente todos los aspectos relacionados con los viajes corporativos. Esto incluye la reserva de vuelos, hoteles, transporte terrestre, y a veces incluso actividades de ocio para los empleados en viajes de negocios.

Su principal objetivo es proporcionar servicios integrales que faciliten y optimicen los viajes de negocios , garantizando a la vez la eficiencia en costos y la satisfacción de los viajeros.

2. ¿Cuáles son las funciones de una travel management company?

Las funciones principales de una Travel Management Company (TMC) se centran en la gestión integral de los viajes de negocios para organizaciones y empresas . Estas funciones incluyen:

2.1 Reservas de viaje

Las Reservas de Viaje se refieren al proceso de organizar y confirmar todos los aspectos relacionados con un viaje, ya sea por motivos de negocios, ocio, o cualquier otro propósito. Este proceso incluye varios componentes clave:

• Reserva de Vuelos: Seleccionar y reservar billetes de avión adecuados para el viaje. Esto implica elegir fechas, horarios, aerolíneas y, en algunos casos, tipos de asiento o clase (económica, business, primera clase, etc.).
• Alojamiento: Reservar hoteles, apartamentos, hostales, o cualquier otra forma de alojamiento. Esto puede variar dependiendo del presupuesto, la ubicación, y las preferencias o necesidades del viajero.
• Transporte Terrestre: Incluye la reserva de coches de alquiler, traslados desde y hacia el aeropuerto, servicios de taxi, o la planificación de rutas en transporte público.

• Actividades y Extras: Puede incluir la reserva de tours, entradas a eventos, restaurantes, o cualquier actividad adicional que forme parte del itinerario de viaje.
• Seguros de Viaje: La contratación de seguros de viaje para cubrir imprevistos como cancelaciones, retrasos, problemas de salud , entre otros.
• Visados y Documentación: En caso de ser necesario, gestionar la obtención de visados y asegurarse de que toda la documentación de viaje esté en regla.

El proceso de reserva de viajes puede ser realizado por los propios viajeros a través de plataformas en línea, agencias de viajes, o, en el caso de viajes de negocios, a través de una Travel Management Company (TMC) que se encarga de todos los detalles conforme a las políticas de la empresa.

La tecnología ha simplificado mucho el proceso de reservas de viaje, permitiendo comparaciones rápidas de precios, reservas en línea, y acceso a una amplia gama de opciones y servicios. Sin embargo, para itinerarios complejos o viajes corporativos, muchas personas y empresas prefieren utilizar servicios profesionales para asegurarse de que todos los aspectos del viaje estén bien gestionados y coordinados.

2.2 Negociación de Tarifas

Las Negociaciones de Tarifas en el contexto de los viajes de negocios y las Travel Management Companies (TMCs) se refieren al proceso de discutir y acordar precios preferenciales y condiciones con proveedores de servicios de viaje . Este proceso es clave para las TMCs y las empresas que buscan optimizar el costo de sus viajes de negocios . Las negociaciones de tarifas pueden incluir varios elementos:

• Vuelos: Negociación con aerolíneas para obtener descuentos en tiquetes, tarifas de grupo, condiciones flexibles para cambios o cancelaciones, y otros beneficios como acceso a salas VIP o asignaciones de equipaje adicionales.
• Hoteles: Acuerdos con cadenas hoteleras o hoteles individuales para conseguir precios reducidos, upgrades gratuitos, cancelaciones flexibles, desayunos incluidos , y otros servicios adicionales.
• Alquiler de Vehículos y Transporte Terrestre: Obtención de tarifas especiales para el alquiler de coches, traslados privados, y otros servicios de transporte.
• Otros Servicios de Viaje: Incluye negociaciones para tarifas preferenciales en seguros de viaje, tarifas de eventos y conferencias , y cualquier otro servicio relacionado con los viajes corporativos.

El objetivo de estas negociaciones es no solo reducir los costos directos de los viajes , sino también agregar valor mediante la obtención de condiciones más flexibles y beneficios adicionales que mejoren la experiencia de viaje para los empleados . Las Travel Management Companies suelen tener una ventaja en estas negociaciones debido a su volumen de compra y relaciones establecidas con los proveedores, lo que les permite conseguir mejores ofertas que las que una empresa individual podría obtener por sí misma.

En resumen, las negociaciones de tarifas son un componente esencial en la gestión de viajes corporativos, ayudando a las empresas a mantener el control sobre sus presupuestos de viaje mientras se aseguran de que sus empleados viajen cómoda y eficientemente.

2.3 Gestión de Políticas de Viaje Corporativas

La gestión de Políticas de Viaje Corporativas se refiere al proceso de desarrollar, implementar y mantener directrices que rigen los viajes de negocios de una empresa. Estas políticas son esenciales para garantizar que los viajes corporativos se realicen de manera eficiente , rentable y seg u ra . La gestión de estas políticas implica varios aspectos clave:

• Desarrollo de Políticas: Incluye la creación de un conjunto de normas y procedimientos que dictan cómo deben organizarse y realizarse los viajes de negocios . Esto abarca aspectos como la selección de proveedores, la clase de viaje permitida (económica, business, etc.), límites de gastos en alojamiento, alimentación, y otros gastos relacionados con el viaje.
• Cumplimiento: Asegurar que los viajes de negocios se adhieran a estas políticas es crucial. Esto implica la implementación de procesos de aprobación y revisión , así como la utilización de herramientas y sistemas que faciliten el seguimiento del cumplimiento de la política.
• Actualización y Adaptación: Las políticas de viaje corporativas deben ser revisadas y actualizadas periódicamente para reflejar cambios en el mercado , las necesidades de la empresa y los empleados, y cualquier otro factor relevante, como las tendencias de viaje o las normativas legales.
• Comunicación y Formación: Es fundamental comunicar claramente las políticas de viaje a todos los empleados y proporcionar la formación necesaria para asegurarse de que las comprendan y las sigan.
• Gestión de Excepciones: Manejar las solicitudes de excepción a la política de viajes de manera justa y consistente , considerando casos especiales o circunstancias imprevistas.
• Análisis y Mejora: Evaluar regularmente la eficacia de la política de viajes mediante el análisis de datos y feedback de los empleados, y realizar ajustes para mejorarla.

Las Travel Management Companies (TMCs) a menudo juegan un papel clave en la gestión de las políticas de viaje corporativas, ayudando a las empresas a desarrollar estas políticas, asegurando el cumplimiento y proporcionando los datos y reportes necesarios para su análisis y mejora continua. La gestión efectiva de las políticas de viaje corporativas no solo reduce los costos y aumenta la eficiencia, sino que también mejora la experiencia de viaje de los empleados y garantiza su seguridad y bienestar.

2.4 Soporte y Asistencia durante el Viaje

El soporte y asistencia durante el viaje son servicios cruciales proporcionados por las agencias de viajes, Travel Management Companies (TMCs) y otros proveedores de servicios de viaje , destinados a garantizar una experiencia de viaje fluida y segura para los viajeros. Este soporte abarca una gama de servicios y asistencia que pueden ser necesarios antes, durante y después del viaje. Los elementos clave de este soporte incluyen:

• Asistencia 24/7: Disponibilidad de asistencia en cualquier momento del día para resolver emergencias o problemas que puedan surgir durante el viaje, como cancelaciones o retrasos de vuelos , problemas con el alojamiento, o pérdida de equipaje.

• Gestión de Emergencias : Ayuda rápida y efectiva en situaciones de emergencia, como asistencia médica, situaciones de crisis políticas o naturales, o problemas legales en el extranjero.
• Asistencia en Cambios de Última Hora: Facilitar cambios en las reservas de vuelos, hoteles, o transporte debido a cambios en los planes de viaje, problemas personales o de salud , u otras circunstancias imprevistas.
• Información y Asesoramiento: Proporcionar información actualizada sobre el destino, como normativas locales, consejos de seguridad, o recomendaciones de salud (por ejemplo, vacunas necesarias).
• Soporte Logístico: Asistencia en aspectos logísticos como la obtención de visados, consejos sobre aduanas y prácticas locales , o la coordinación de traslados terrestres.
• Servicio Personalizado: Atención a necesidades específicas o preferencias personales, como asientos en el avión, dietas especiales en hoteles, o actividades de ocio durante el viaje.
• Comunicación y Coordinación: Mantener al viajero informado sobre cualquier cambio o actualización relacionada con su viaje y coordinar con diferentes proveedores de servicios para garantizar una experiencia de viaje sin problemas.

Este soporte y asistencia son fundamentales, especialmente en viajes de negocios, donde el tiempo y la eficiencia son críticos, y en situaciones donde los viajeros pueden enfrentar barreras de idioma o desconocimiento del destino. Un buen servicio de soporte y asistencia durante el viaje no solo ayuda a mitigar los problemas y a reducir el estrés del viajero, sino que también asegura la seguridad y el bienestar de este.

2.5 Tecnología y Herramientas Online

La Tecnología y Herramientas Online en el contexto de la gestión de viajes y las Travel Management Companies (TMCs) se refiere a las plataformas digitales, software y aplicaciones que se utilizan para facilitar y optimizar la planificación, reserva, gestión y seguimiento de los viajes. Estas herramientas tecnológicas son fundamentales en la industria moderna de viajes, especialmente en el ámbito de los viajes de negocios. Incluyen:

• Sistemas de Reserva Online (Online Booking Tools, OBTs): Plataformas digitales que permiten a los usuarios buscar, comparar y reservar vuelos, hoteles, alquiler de vehículos y otros servicios de viaje . Estos sistemas a menudo se integran con las políticas de viaje corporativas, permitiendo a los empleados hacer reservas que cumplen con las directrices de la empresa.
• Herramientas de Gestión de Gastos: Aplicaciones y software que ayudan a los viajeros y a las empresas a hacer un seguimiento y reporte de los gastos de viaje, facilitando la gestión presupuestaria y el reembolso de gastos.
• Plataformas de Itinerario: Herramientas que permiten a los viajeros y a los administradores de viaje organizar y acceder a los itinerarios de viaje, incluyendo detalles de vuelos, alojamiento y transporte terrestre.
• Aplicaciones Móviles: Aplicaciones diseñadas para dispositivos móviles que proporcionan acceso a reservas, itinerarios, notificaciones de viaje , y otras funcionalidades útiles para los viajeros en movimiento.
• Herramientas de Análisis de Datos y Reporting: Software que recopila y analiza datos de viaje para proporcionar insights sobre tendencias de gastos , cumplimiento de políticas de viaje, y oportunidades de ahorro.
• Sistemas de Comunicación y Alertas: Tecnologías que permiten a las Travel Management Companies y a las empresas comunicarse eficazmente con los viajeros, proporcionando actualizaciones en tiempo real, alertas sobre cambios en los viajes y consejos de seguridad.
• Integración con Proveedores de Servicios: Muchas de estas herramientas están integradas con sistemas de proveedores de servicios de viajes, permitiendo una reserva y gestión más eficiente y centralizada.
• Herramientas de Cumplimiento y Seguridad: Tecnologías diseñadas para asegurar que los viajes cumplen con las regulaciones legales y las políticas de seguridad corporativas .

Estas tecnologías y herramientas online son esenciales para mejorar la eficiencia, reducir costos, aumentar la transparencia y mejorar la experiencia general de viaje tanto para los viajeros individuales como para los administradores de viajes corporativos. La continua innovación en este campo es un elemento clave en la evolución de la gestión de viajes moderna.

2.6 Cumplimiento y Seguridad

El Cumplimiento y Seguridad en el contexto de la gestión de viajes, especialmente en lo que respecta a las empresas y Travel Management Companies (TMCs), se refiere a un conjunto de prácticas y políticas diseñadas para asegurar que los viajes de negocios se realicen de acuerdo con las regulaciones legales, las normativas de seguridad y las políticas internas de la empresa. Este concepto cubre varios aspectos importantes:

• Cumplimiento de Políticas de Viaje Corporativas: Asegurar que todos los aspectos del viaje, incluidas las reservas y los gastos, se adhieran a las políticas internas establecidas por la empresa. Esto incluye la adherencia a los límites de gasto , la selección de proveedores preferidos y el cumplimiento de las normas de viaje, como las clases de vuelo permitidas o el tipo de alojamiento.
• Cumplimiento Legal y Regulatorio: Garantizar que los viajes de negocios cumplan con las leyes y regulaciones locales e internacionales . Esto puede incluir aspectos como las normativas de visas, las leyes de inmigración, y las regulaciones específicas del sector o la empresa.
• Seguridad de los Viajeros: Asegurar la seguridad y el bienestar de los empleados durante sus viajes. Esto abarca desde la evaluación de riesgos de los destinos hasta la provisión de información actualizada sobre la seguridad en el destino, pasando por la asistencia en caso de emergencias.
• Educación y Formación: Proporcionar a los empleados la formación y la información necesarias para viajar de manera segura y cumplir con las políticas y regulaciones. Esto puede incluir sesiones informativas sobre seguridad, consejos de salud para viajar y formación sobre cómo manejar situaciones de emergencia.
• Gestión de Riesgos y Planes de Contingencia: Desarrollar y mantener planes para manejar posibles situaciones de riesgo durante los viajes, como desastres naturales, crisis políticas, emergencias de salud y otros imprevistos.
• Tecnología y Herramientas de Seguridad: Utilizar tecnologías y herramientas que ayuden a monitorear la seguridad de los viajeros , proporcionar alertas en tiempo real y facilitar la comunicación rápida en caso de emergencia.
• Protección de Datos y Privacidad: Asegurar que toda la información personal y los datos de viaje de los empleados se manejen y almacenen de manera segura para proteger su privacidad y cumplir con las leyes de protección de datos.

En resumen, el cumplimiento y la seguridad en la gestión de viajes corporativos son fundamentales para proteger a los empleados, asegurar la operación eficiente y responsable de los viajes de negocios , y minimizar los riesgos legales y financieros para la empresa. Las Travel Management Companies desempeñan un papel vital en ayudar a las empresas a navegar y gestionar estos aspectos críticos.

2.7 Servicios Adicionales

Los Servicios Adicionales en el contexto de la gestión de viajes, especialmente cuando se trata de Travel Management Companies (TMCs) o agencias de viajes, se refieren a aquellas prestaciones que van más allá de las reservas básicas de vuelos, hoteles y transporte . Estos servicios buscan enriquecer la experiencia de viaje, añadir comodidad, eficiencia, y a menudo están personalizados según las necesidades específicas del viajero o de la empresa. Incluyen:

• Organización de Reuniones y Eventos: Planificación y coordinación de eventos corporativos, conferencias, reuniones de negocios, y retiros, incluyendo la selección del lugar, el alojamiento, el transporte, y el equipamiento técnico necesario .
• Gestión de Viajes de Incentivo: Diseño y ejecución de viajes de incentivo para empleados, que son utilizados como una herramienta de motivación y reconocimiento.
• Servicios de Visa y Pasaporte: Asistencia con la tramitación y renovación de visados y pasaportes, incluyendo asesoramiento sobre los requisitos de entrada para diferentes países y la gestión de la documentación necesaria.
• Seguros de Viaje: Ofrecer y gestionar pólizas de seguros de viaje que cubran desde cancelaciones y retrasos hasta emergencias médicas y evacuación.
• Servicios VIP y Concierge: Servicios de alta gama como acceso a salas VIP en aeropuertos, reservas en restaurantes exclusivos, alquiler de vehículos de lujo, y asistencia personalizada durante el viaje .
• Gestión de Programas de Lealtad y Recompensas: Asesoramiento y gestión de programas de fidelización y puntos de aerolíneas y hoteles para maximizar los beneficios.
• Asesoramiento en Salud y Seguridad: Información y recomendaciones sobre medidas de salud y seguridad, incluyendo vacunas necesarias, consejos de salud para viajar, y actualizaciones sobre condiciones sanitarias en el destino.
• Servicios de Traducción y Guía Personal: Para viajeros que se dirigen a países con un idioma extranjero, se pueden ofrecer servicios de traducción o guías personales que hablen el idioma local.
• Planificación de Actividades de Ocio : Organización de tours, actividades culturales , reservas en spas, y otras experiencias de ocio para enriquecer la experiencia del viaje.

3. ¿Qué ventajas trae contar con un travel management company?

Contar con una Travel Management Company (TMC) ofrece varias ventajas significativas para las empresas, especialmente en términos de la gestión de viajes de negocios. Estas ventajas incluyen:

• Ahorro de Costos: Las Travel Management Company tienen acceso a tarifas negociadas y descuentos exclusivos con aerolíneas, hoteles y proveedores de servicios de transporte , lo que puede resultar en ahorros sustanciales en los costos de viaje.
• Eficiencia en la Gestión de Viajes: La centralización de la gestión de viajes a través de una Travel Management Company permite una planificación y organización más eficientes . Las herramientas y tecnologías que ofrecen facilitan la reserva y el seguimiento de los viajes.
• Cumplimiento de Políticas de Viaje: Las Travel Management Company ayudan a asegurar que todas las reservas y gastos de viaje cumplan con las políticas de viaje corporativas , lo que contribuye a mantener el control sobre los gastos y evitar excesos presupuestarios.
• Acceso a Tecnología Avanzada: Las Travel Management Company proporcionan acceso a herramientas de reserva online , sistemas de gestión de gastos, y plataformas de itinerario, lo que mejora la experiencia de reserva y gestión para los viajeros y administradores de viajes.
• Soporte y Asistencia 24/7: Ofrecen asistencia continua, lo cual es crucial para resolver problemas urgentes, emergencias, o cambios de última hora durante los viajes.
• Gestión de Riesgos y Seguridad: Las Travel Management Company proporcionan información actualizada sobre riesgos en destinos específicos y ofrecen soporte en caso de emergencias, asegurando así la seguridad y bienestar de los viajeros.
• Análisis de Datos y Reportes: Proporcionan análisis detallados y reportes sobre los gastos de viaje, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas y a identificar oportunidades de ahorro adicionales.
• Experiencia y Conocimiento del Mercado: Las Travel Management Company cuentan con un profundo conocimiento del sector de viajes , lo que les permite ofrecer asesoramiento experto y soluciones personalizadas.
• Gestión de Viajes Complejos: Son especialmente útiles para organizar viajes complejos o itinerarios múltiples, donde la logística y la coordinación pueden ser desafiantes.
• Servicios Adicionales: Ofrecen una gama de servicios adicionales como la organización de eventos, servicios de visa y pasaporte, seguros de viaje, y programas de lealtad.

En resumen, una Travel Management Company puede ser un valioso aliado para las empresas, proporcionando soluciones integrales que ahorran tiempo y dinero, mejoran la eficiencia, garantizan la seguridad y mejoran la experiencia de viaje de los empleados.

Además de las ventajas de contar con una Travel Management Company (TMC), las empresas pueden beneficiarse enormemente al utilizar herramientas especializadas en la gestión de gastos empresariales como Tickelia . Esta herramienta aporta un valor adicional en la gestión de los viajes de negocios y los gastos asociados:

• Gestión de Anticipos desde el Móvil : Tickelia permite a los empleados solicitar anticipos de manera fácil y rápida directamente desde sus dispositivos móviles, lo que agiliza el proceso y reduce la necesidad de trámites burocráticos.
• Registro de Gastos en Movilidad: Durante el viaje, los empleados pueden registrar todos sus gastos a través de la aplicación móvil de Tickelia . Esto incluye la captura de recibos, clasificación de gastos, y el seguimiento en tiempo real , lo cual simplifica la rendición de cuentas y la aprobación de gastos.
• Integración con la Agencia de Viajes : Tickelia ofrece la posibilidad de integrar los servicios de la agencia de viajes con su software , lo que facilita la gestión unificada de reservas y gastos de viaje.
• Flujo Simplificado de Solicitudes y Aprobaciones: El software mejora el control de las políticas de gastos y simplifica el flujo de solicitudes y aprobaciones, asegurando que los gastos cumplen con las políticas corporativas.
• Análisis de Costes y Trazabilidad: Proporciona una analítica detallada de los costes globales por viaje, ofreciendo una visión clara del gasto y ayudando en la toma de decisiones financieras.
• Creación y Gestión de Viajes: Los usuarios pueden crear y gestionar sus viajes dentro de la plataforma, solicitando fácilmente los recursos necesarios y añadiendo a compañeros o personal externo que participará en el viaje.
• Reserva de Medios de Transporte y Alojamiento: Con Tickelia, se pueden gestionar reservas de tiquetes de avión, tren, barco, hoteles, alquiler de vehículos y otros servicios necesarios para el viaje.
• Gestión de Otros Gastos Relacionados: También permite el manejo de gastos adicionales como el parking en el aeropuerto , roaming, y otros gastos menores pero importantes en el contexto de viajes de negocios.

La integración de una Travel Management Company con una herramienta como Tickelia puede proporcionar una solución integral y eficiente para la gestión de viajes y gastos empresariales, ofreciendo mayor control, eficiencia y comodidad tanto para la empresa como para los empleados que viajan.

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Cómo una empresa de travel management simplifica tus viajes de negocios

Una travel management company (TMC) son empresas especializadas en la gestión de business travel , es decir, de los viajes de negocios de empresas, corporaciones, PYMES, etc.

Las TMC se diferencian de las agencias de viajes tradicionales en que no sólo reservan viajes, sino que también hacen las reservas de acuerdo con la política de viajes de la empresa , facturan, gestionan los costes y negocian las tarifas aéreas o de hotel.  

¿Qué hace una travel management company?

Una travel management company se ocupa de todos los aspectos del programa de viajes de una empresa, ofreciéndote un servicio automatizado y asistido para reservar tus viajes de negocios.

A continuación, te presentamos una lista de servicios ofrecidos por las TMC:

• Reservas de avión, tren, hotel y alquiler de coches;
• Organización logística de eventos deportivos y actividades MICE;
• Gestión de riesgos en los viajes;
• Facturación simplificada;
• Tarifas y soluciones con descuento;
• Asistencia 24/7

¿Qué ofrece una travel management company?

En una travel management company encontrarás varios departamentos , como el de ventas, el de administración, el de servicios y el de expertos en viajes, todos ellos trabajando juntos para que la experiencia de los viajes de negocios sea lo más completa posible.

Plataforma 

Las TMC ofrecen a sus clientes un software/plataforma/herramienta o una auto-reserva a la que se accede por correo electrónico y contraseña, con la que el cliente puede reservar de forma independiente los servicios que necesita.

Políticas de viaje     

Las empresas pueden acordar una política de viajes con la TMC correspondiente para automatizar todos los procesos de reserva según las necesidades de la empresa. 

Las TMC tienen la opción de utilizar el GDS (global distribution system) para reservar vuelos. Esto les permite acceder a diferentes tarifas e itinerarios y, de este modo, los viajeros pueden acceder a tarifas reservándolas de forma independiente desde la plataforma.

¿Qué hace BizAway?

BizAway es la plataforma que te permite reservar tus viajes de negocios y puede ser utilizada por todos de manera autónoma , ahorrando tiempo al evitar la comunicación innecesaria entre departamentos. Como resultado, los gastos de tu empresa se reducen significativamente gracias a un ahorro medio del 25% en comparación con el precio de mercado para la misma reserva.   

La plataforma te ofrece todas las herramientas que necesitas:

• Los viajeros pueden reservar de forma independiente.
• El travel manager puede definir políticas y aprobaciones automatizadas . 
• La administración puede controlar los costes y la facturación de forma independiente. 

Gracias a su interfaz fácil e intuitiva , puedes acceder a ella desde todos tus dispositivos siempre que quieras.

La flexibilidad es la palabra clave: puedes configurar todos los ajustes según tus necesidades.

Servicios ofrecidos 

Configuración de la travel policy .

¡La plataforma de BizAway facilita el trabajo del travel manager ! Puedes configurar la política de viajes de tu empresa de forma totalmente automatizada : las restricciones que establezcas son alertas que llegan al usuario durante el proceso de reserva y pueden impedir la finalización si los requisitos elegidos no han sido aprobados.  

• Establecer el presupuesto máximo por persona y viaje, así como la posibilidad de personalizarlo según el tipo de viaje (nacional, internacional);
• Fijar un presupuesto máximo según el tipo de reserva (para todos los servicios o sólo para algunos);
• Sentar las restricciones para todos los usuarios o sólo para determinados grupos de viajeros;
• Indicar hasta cuántos días de antelación a la salida pueden reservar los usuarios;
• Establecer la clase de viaje permitida;
• Determinar el tiempo mínimo de viaje para cada clase;
• Fijar un precio máximo en función de la duración del viaje.

Con la función de campos personalizables puedes añadir información a determinados tipos de reservas o a los datos maestros del usuario. Estas entradas adaptables pueden configurarse según la organización de tu empresa, por ejemplo, puedes crear campos personalizados según el departamento al que pertenece el usuario, establecer el campo como obligatorio, exportable a CSV o filtrable en listas.

Reservar de manera autónoma 

La plataforma te permite una navegación fácil y rápida , en pocos pasos puedes seleccionar los servicios que necesitas y reservar con total autonomía. También puedes acceder a tus reservas directamente desde tu smartphone en cualquier momento a través de nuestra app.

También puedes disfrutar de las mismas ventajas de reservar tu viaje de negocios en tus viajes personales . Tendrás acceso a una amplia gama de tarifas y ofertas exclusivas que te permitirán ahorrar una gran cantidad de dinero . Además, si viajas con frecuencia y tienes una tarjeta de fidelidad/viajero frecuente, seguirás obteniendo todas las ventajas a las que tienes derecho, aunque estés reservando a través de BizAway.

Para cualquier emergencia, problema in situ o consulta, dispones de un equipo de atención al cliente de business travel agents las 24/7 a través de chat, correo electrónico o teléfono.

Travel risk management/Duty of care

BizAway proporciona a tu empresa y a tus viajeros sistemas para el travel risk management . Gracias a la partnership con Riskline, nuestra plataforma incluye un mapa que monitorea la ubicación de tus viajeros y que puede filtrarse por reserva, viajero, destino e intervalo de tiempo. En caso de traslado por overbooking de hotel o por cancelación del vuelo, el servicio de customer care te ofrecerá todas las opciones alternativas . Además, las tarifas flexibles te permiten gestionar todos los cambios voluntarios según tus necesidades .

BizAway actúa como intermediario entre los proveedores y tú, en caso de reembolso , con el fin de agilizar el proceso y obtenerlo lo antes posible, además de mantenerte informado durante todo su curso. 

Tendrás acceso a tarifas preferentes para una prueba PCR o antígenos, gracias a la partnership con el laboratorio italiano Ambimed y el laboratorio español Echevarne.

Viajes de empresa complicados y de grupos

Nos encargamos de organizar viajes de negocios complejos y también de grupo, desde su presupuesto hasta la gestión de imprevistos , con reservas de hoteles, vuelos, alquiler de coches o transportes especiales. Gestionamos la logística en la organización de eventos deportivos y actividades MICE (reuniones, incentivos, congresos y exposiciones). No tendrás que preocuparte por la facturación, ya que te prepararemos una única factura con todos los importes de los proveedores.

 Facturación

En función de las necesidades de tu empresa, puedes crear un número ilimitado de perfiles y direcciones de facturación para asociar mejor tus facturas a los centros de coste. Ofrecemos a tu equipo de administración la posibilidad de elegir la frecuencia con la que recibirán las facturas de los servicios adquiridos para tus viajes. 

• Facturación por reserva.
• Facturación semanal.
• Facturación quincenal.
• Facturación mensual.

Puedes configurar tu política de viajes directamente en la plataforma para que se aplique de manera automática, encontrarás todos los parámetros seleccionados en tus informes y facturas.

Desde la plataforma se pueden descargar informes en formato CSV de cada servicio, además de establecer filtros como el nombre o el perfil de facturación , también se obtienen listados concretos de las reservas con los parámetros seleccionados.

Puedes elegir entre 3 planes :

Essentials – 4€ por reserva

• Acceso a las tarifas BizAway
• Reservas automáticas

Advanced – 5€ por reserva

• Plan Essentials
• Integración de acuerdos con proveedores
• Acceso a tarifas automáticas de full-credit
• Campos de informes personalizados
• SLA premium
• Pago mediante tarjetas Lodge

Enterprise – Personalizado

• A medida para grandes empresas

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What is a travel management company (TMC)?

What is a travel management company and why should you use one? Learn about what a TMC is and how it can help your business.

With corporate travel ramping up as we enter ‘post-pandemic’ times and an increased return to travel , the greater the need for travel management solutions. If you’ve noticed the uptick in corporate travel within your own business, you understand just how complicated it can be for you or your employees to coordinate itineraries. That’s where a travel management company, or TMC for short, can add great value to your business—regardless of size—and save you and your employees time, money and headaches.

What is a TMC and what do they do?

At the most basic level, a travel management company (TMC) is a travel agency that specialises in arranging corporate travel for businesses of all shapes, sizes and needs. TMCs can take care of all the details involved with business travel, including booking flights, handling hotel reservations, supporting with duty of care and looking after hire cars, among other services. Through advanced technology and online booking tools (OBT), travel management companies can help your employees find the best deals while also adhering to your company’s corporate travel policy. TMCs can even help your business create a travel expense policy if you don’t have one already. [1]

Is there a difference between an OBT and a TMC? [2]

Yes, there is a difference between an Online Booking Tool and a Travel Management Company. An online booking tool allows employees to track and manage their own business travel. Travel management companies offer more robust support on top of providing their own online booking tool. While OBTs allow your employees to individually search for their own corporate travel options and deals, TMCs typically offer support from experienced travel consultants who specialise in finding the best rates for business travel, while also allowing your employees the flexibility to choose their own flights, hotels and hire cars .

TMCs like Egencia are experts in handling the ins and outs of corporate travel. They are equipped to handle everything from gathering all the necessary travel paperwork, to providing live support during unforeseen circumstances—like missed flights—to notifying travellers of last-minute updates of travel regulations. With the backing of a TMC, your employees are supported at every stage of their travel, while helping your business save money and offering deeper travel insights.

Are travel management companies and travel agencies the same thing? [3]

No. travel management companies and travel agencies are not the same thing, although they may share some similarities. While travel agencies can help clients book corporate travel, and occasionally offer lower rates through a limited number of vendors, TMCs focus on exclusively servicing businesses, helping to create and adhere to a company’s corporate travel programmes, and finding the best rates for maximum savings .

TMCs also provide a wider array of services than traditional travel agencies, like the centralisation and automation of the travel booking process, data-reporting options and travel policy creation. Additionally, TMCs have cultivated years-long relationships with vendors and can negotiate lower fares for maximum savings.

7 benefits of using a travel management company

As business travel continues to ramp up, TMCs can offer travel solutions for your employees while keeping the bottom line of your business goals top of mind. Some of the most significant benefits of utilising a TMC include:

1. TMCs help streamline your travel booking process

By automating different travel components—like lodging, flights and ground transportation—into one online booking platform, it makes the booking process more efficient and easier to manage, and saves your employees valuable time.

2. Facilitates gathering data for more informed decision-making

Through partner integrations and APIs, TMCs can offer real-time data gathering that can help analyse travel trends, assess risk management, as well as control budget spending . In turn, this data can help your organisation make better, more educated business decisions.

3. TMCs provide travel assistance 24/7

One of the biggest benefits of using a TMC is that you can rely on reaching a travel consultant any time—day or night. Instead of having to keep track of several different vendors, your employees enjoy one point of contact that is reachable through a variety of different channels.

4. Enjoy the perks of a concierge service

From handling the most minute details—that can range from seat preferences to making sure travel reward points are applied accordingly and everything in between—TMCs elevate the traveller experience of your employees by taking care of all their travel needs.

5. Can help reduce corporate travel costs

Because TMCs specialise in finding and negotiating the best travel deals with enterprise providers and partners, they have access to lower rates on flights, hotel rooms and transportation—cutting down on overall business travel costs while still offering competitive name-brand selections.

6. Provides traveller safety assistance

Whether unexpected security concerns arise, or travel regulations are updated at the last minute, TMCs keep travellers informed with real-time notifications.

7. Integrates your company’s corporate travel policy for greater compliance

TMCs bridge the gap between employee travel booking best practices and your company’s corporate travel policy . A TMC can filter an employee’s search results to be automatically compliant to your business’ travel policy guidelines, saving them time and providing ease of use. If for whatever reason an itinerary isn’t compliant, it’ll be flagged for further approval.

Choosing a TMC that’s right for your business

While there are a number of different travel management companies to choose from, the right TMC will depend on your business needs and goals. Some must-haves to take into consideration as you shop for a TMC to partner include: [4]

• Responsiveness
• Comprehensiveness

Choose a TMC that is aligned with your company’s culture . Since you’ll work closely with them to create and organise your employees’ corporate travel, they should align with and uphold your company’s values.

Egencia provides you with corporate travel solutions

Whether you’re just starting a new corporate travel programme or are looking to make yours more robust, Egencia provides modern travel management with a single, global and highly configurable platform. You’ll have the power to build integrations that help you automate, connect and simplify your travel and expense management. From small and medium-sized businesses to global corporations, we connect you with over 290 global airlines and 650,000 lodging properties.

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[1] https://www.cbtravel.com/difference-between-travel-management-company-and-travel-agency/

[2] https://www.travelperk.com/blog/best-business-travel-management-companies/

[3] https://www.cbtravel.com/difference-between-travel-management-company-and-travel-agency/

[4] https://jtbbusinesstravel.com/how-to-choose-a-travel-management-company/

Looking for better business travel solutions? Get in touch with us.

Recommended for you.

Travel management company (TMC)

A travel management company (TMC) (or corporate travel management company ) is a travel agency that helps businesses manage their corporate travel . TMCs completely arrange business trips according to the organization’s travel policy. Thus, in addition to booking flights and accommodation, TMCs also organize 

• airport transfer and other land transportation, 
• car rentals, 
• currency exchange, 
• insurance , 
• leisure travel ,
• venue sourcing, and other special requests.

Besides booking travel products, TMCs usually offer additional services such as travel risk management , on-trip assistance, and post-trip reporting. Some TMCs also provide their clients with convenient online self-booking tools with additional features such as flight status monitoring or expenditure reports .

TMCs typically source their inventory from GDSs , wholesalers , consolidators , or directly from travel service providers. Due to their industry expertise and access to negotiated, lower rates, TMCs help businesses save on travel expenses and improve efficiency.

Some of the major TMCs are American Express Global Business Travel (GBT), BCD Group, Carlson Wagonlit Travel, FCM Travel Solutions, Egencia, TripActions, and TravelPerk.

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¿Por qué trabajar con un DMC o Destination Management Company?

¿Qué es un DMC o Destination Management Company?

Un DMC o Destination Management Company  es, dicho de forma simple, una agencia de viajes. Pero no nos podemos quedar ahí en su definición. Un DMC o Destination Management Company te ofrece todo lo necesario para ayudarte a organizar un evento o viaje corporativo . No se centra en organizar unas vacaciones con la familia (aunque podría hacerlo), sino que es una agencia especializada en organizar un viaje para grupos más o menos grandes y que en su mayoría se desplazan o realizan el viaje o evento por un tema corporativo.

¿Dónde trabaja un DMC?

Al tratarse de una agencia de viajes, un DMC o Destination Management Company podría organizar viajes por todo el mundo. Pero en este caso, suele prevalecer la especialización. Las figuras del DMC se centra en el destino que mejor conoce para poder ofrecer la mayor garantía en todos sus servicios . Estos servicios los pueden ofrecer a nivel de país o a nivel local. Puede haber agencias receptivas DMC que estén especializadas, por ejemplo, sólo en Málaga o sólo en Andalucía. En nuestro caso, tenemos capacidad y experiencia para hacerlo a nivel de país. Por eso, podemos ofrecer nuestros servicios por toda España .

NUESTROS DESTINOS

Con más de 10 años de experiencia Cancún Travel Company es la agencia de viajes que te lleva a conocer los de destinos de nuestro Caribe Mexicano y alrededor del mundo con el único objetivo de hacer de tú viaje, una experiencia inolvidable.

Europa Ideal desde Cancún

Leyendas de Europa desde Cancún

Gran Tour de los Balcanes

Gran Tour Europa

Ruta Imperial

Viviendo Europa

Turquía y Rusia

Canadá desde Cancún

Estados Unidos

San Francisco Fin de Año

Escápate a Las Vegas

Orlando Magia y Diversión

Chichen Itzá

Colores del Sureste Mexicano

Viaje a Cancun

Vive la Magia del Perú

Glaciares y Cataratas – Especial Navidad y Fin de Año

Buenos Aires y Cataratas

Centroamérica

Viaje a Costa Rica, Ciudad y Playa

Medio Oriente

Estambul, Egipto, Petra y Tierra Santa

Tierra Santa, Petra, Egipto y Estambul

Esencias Orientales

Turquía y Dubai

Magia Turca

Esencia de Tailandia

Esencia de Tailandia y Dubai

Japón Esencial

Gran Triángulo Chino

Kenia Salvaje

NUESTROS PAQUETES

De la mano de expertos guías, descubre los sitios de interés más importantes de tu destino favorito. Nuestros paquetes te ofrecen circuitos de viaje organizados para que disfrutes sin complicaciones ni contratiempos. Descubrir el mundo, nunca fué más fácil.

Reserva tus

Próximas vacaciones, quienes somos, cancun travel company.

Somos un equipo apasionado de expertos en turismo. Nuestra misión es ofrecer opciones de viaje con experiencias únicas para los viajeros más exigentes. Brindamos asesoría y soporte a familias, grupos y corporativos que deseen explorar el mundo.

Nuestro objetivo es hacer de TU VIAJE una experiencia inolvidable.

Vuelos Nacionales e Internacionales

Emisión de boletos, confirmación inmediata de disponibilidad y tarifas, reservación de asientos y atención a solicitudes especiales.

Circuitos y Paquetes

Con destinos en todo el mundo, saliendo desde CDMX y Cancún, duración desde 3 hasta 21 noches.

Barcos increíbles de las navieras más conocidas para visitar puertos en el Caribe, Norteamérica, Sudamérica, Europa, Asia, África y más.

Reservación de habitaciones en hoteles de México y el extranjero de acuerdo a las preferencias de hospedaje de cada viajero.

Tours, Renta de Autos y Traslados

Venta y coordinación de todos los servicios necesarios para recorrer y descubrir cada rincón del mundo.

Corporativos y Grupos

Convenios especiales para empresas. Coordinación de viaje y servicios turísticos para grupos de incentivos o convenciones.

LO QUE OPINAN

Nuestros clientes.

Es una excelente agencia de viajes donde puedes reservar tus viajes nacionales e internacionales. La atención al cliente es muy cordial.

Silvia Moises

Súper recomendada! Hicieron de nuestro viaje la mejor experiencia de nuestras vidas, siempre estuvieron al pendiente de lo que necesitábamos (sin importar la diferencia de horario). Gracias Ale e Inés por brindarnos un servicio excepcional! ? Si estás planeando un viaje, ellas son las indicadas ?

 Yatay Duarte

Tienen muchas opciones para viajar por todo México y el mundo. Su atención es personalizada, son muy amables, te orientan y ofrecen diferentes opciones para que elijas la ruta que más te agrade. Pueden consultar dudas sobre algún destino y te pasan tips de viaje. Manejan grupos en paquetes y/o promociones de temporada. ¡Te sugiero estar pendiente de sus publicaciones para que aproveches!

Marlen Cruz

Extraordinario servicio mis vacaciones son la mejores son cuidadosos en la calidad en cada uno de los detalles para los hoteles, tours y el servicio el personal es profesional sin duda los recomendamos ampliamente ???? Excelente opción.

Minelli Chi Eliodoro

HORARIO DE ATENCIÓN

Lun-Vie: 9 am – 7 pm Sábados: 10 am – 2 pm

[email protected]

OFICINA EN CANCÚN

C: (998) 242 0381 T: +52 (998) 884 4724 / (998) 884 8716

D: Plaza Hong Kong Loc. 9 Av. Xcaret, Sm. 35,Mz. 2 Lt. 6, Cancún Q. Roo C.P. 77505

© 2020 Cancun Travel Company. Todos los Derechos Reservados.

Términos y Condiciones

Hacemos de su conocimiento que existen personas utilizando nuestro nombre para vender paquetes promocionales a Cancún y la Riviera Maya con el fin de defraudar a gente honesta. Somos una empresa protegida en materia de propiedad industrial e intelectual y legalmente constituida bajo el nombre comercial CANCUN TRAVEL COMPANY y/o CASA DEL VIAJE CANCUN SA DE CV.

En virtud de lo anterior nos deslindamos de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios que otras personas ajenas a nosotros pudiera ocasionarle al consumidor por posible fraude.

Por nuestra parte hemos dado aviso a las autoridades correspondientes para que se hagan las investigaciones pertinentes. Ponemos a su disposición los medios digitales oficiales de nuestra agencia.

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Attentamente, Dirección General

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FCM Travel en México

FCM México es una de las empresas líderes del país en la gestión de viajes corporativos.

Nuestra sede está en Ciudad de México, con oficinas regionales ubicadas en Monterrey, Puebla y Querétaro.

Nuestro equipo profesional altamente experimentado combina experiencia local, conocimiento profundo del mercado y excelentes relaciones con los proveedores para ofrecer una gama completa de soluciones de gestión de viajes.

FCM México gestiona viajes para empresas importantes tanto nacionales como multinacionales, y cuenta con una amplia experiencia en diversos sectores incluyendo automoción, energía, farmacéutica, fabricación y bienes al consumo.

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+52 (55) 52 78 38 40, 01(81) 83 63 33 37 y 83 63 23 06, 01 (222) 169 5300, 169 5301 y 169 5302, 01 (442) 5278 9816, conozca a su equipo, viajes más ágiles, más inteligentes y más fluidos. hablemos..

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East meets West: A business traveler’s guide to Singapore

With origins dating back as far as the 14th century, the modern city-state of Singapore in Southeast Asia has evolved into a bustling hub of business and innovation. Today, rich and diverse cultures, efficient infrastructure, and world-class dining and entertainment options abound across this destination. Will you be heading to Singapore soon? Then check out this guide with tips from resident and BCD staffer Agnes Heng.

TripSource’s new desktop experience looks great and works even better

We’ve all had moments when looking good helped us perform even better. TripSource® is having its moment now. We’ve improved the design of the desktop experience, and early feedback from travel arrangers and business travelers is overwhelmingly positive.

Texas is the new Silicon Valley, according to travel stats

BCD data reveals the top domestic and intercontinental cities that U.S. business travelers visited the most in 2023.

What to look for in a Travel Management Company?

Finding the right Travel Management Company (TMC) to partner with your organization requires strategic planning, a methodical process and involvement from the right travel stakeholders. 

Travel buyers are responsible for how an organization uses travel and meetings to help achieve their broader goals. Partnering with the right TMC leads to improved safety, productivity and wellbeing for business travelers and streamlined processes and cost savings for your organization.

The TMC should demonstrate broad experience in managing travel for organizations like yours. Identify the specific services you need from them, such as ability to connect travel program strategy to company mission and purpose, sector experience, hotel program expertise, sustainability, travel policy compliance, risk management, or a defined approach to Diversity, Equity and Inclusion (DE&I).

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Airline operations

These reports present a roundup of what’s been happening to airlines in the world over the last month.

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In today’s business environment, companies have an increased responsibility to engage in proven effective climate action.

Impact on travel of the Paris Olympics and UEFA European Championship

In 2024, Europe will host two major multinational sporting events. Building upon a report originally published by Oxford Economics, this Insights report explores the implications for travel.

Change how you manage guest travel

As business evolves, companies are relying more on contractors, consultants, and mobile professionals to travel on their behalf.

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When entertainment is your business, every detail has to be right.

Case studies.

It’s all about excellent service and partnership

Michael O’Neill and David Currie from the Irish Football Association share why they’re so proud of their strategic partnership with BCD M&E Sports.

Innovative solution transforms HCP and group travel for healthcare company

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Based on BCD Travel’s expertise and trust, a multinational financial services customer in Hong Kong decided to consolidate all travel in APAC with BCD.

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¿Qué es y cómo actúa una travel management company?

24 de marzo de 2022.

Para muchas compañías, los viajes corporativos son un aspecto clave del funcionamiento de un negocio moderno y también uno de los gastos más importantes, por lo que muchas empresas están buscando una Travel Management Company .

Esto es debido a que los costos de viaje deben controlarse y la logística tiene que gestionarse de manera que los empleados no tengan dificultades en sus viajes.

En este post, obtendrá información sobre qué son exactamente las Travel Management Company , cómo actúan, qué servicios ofrecen y cuáles son sus principales beneficios.

¿Qué son las Travel Management Company y cómo actúan?

La gestión de viajes es el manejo estratégico de los requisitos y aspectos generales del viaje, siendo la gestión de viajes corporativos su principal ejemplo.

Por lo general, implica establecer una política de viajes , hacer reservas, tratar con proveedores, y monitorear y gestionar los costos del viaje.

Una Travel Management Company (TMC) es una agencia de viajes que ayuda a gestionar los viajes de un cliente, que suelen ser empresas y organizaciones, pero las personas también pueden contratar los servicios de una TMC en algunos casos.

A diferencia de una agencia de viajes tradicional, que normalmente se ocupa de viajes de ocio o negocios ocasionalmente, una TMC ofrece servicios continuos con el fin de ahorrar costos, ayudar a mantener el control de la política de viajes y permitir que el cliente dedique menos tiempo a gestionar sus viajes corporativos, lo que significa un ahorro de tiempo y dinero.

Servicios que ofrecen las TMC

Algunos de estos son:

Reservas de vuelos, hoteles, aparcamientos y traslados

Esto es algo básico pero fundamental que toda TMC ofrece a sus clientes.

Una TMC cubre reservas de vuelos, cambios y cancelaciones, así como reservas grupales, vuelos chárter, y los mejores hoteles y alojamientos teniendo en cuenta su relación calidad-precio.

Además, también organizan un traslado que se adapte mejor a las necesidades y el presupuesto de su cliente.

Acceso a salas VIP de aeropuertos

Al contratar los servicios de una TMC, se puede obtener acceso a las salas VIP de la mayoría de aeropuertos sin necesidad de ser miembro de algún club o poseer alguna tarjeta de crédito en especial.

Alineación de la política de viajes

Muchas empresas necesitan que sus empleados tengan autonomía para hacer reservas. No obstante, puede ser un verdadero dolor de cabeza aprobar todas las solicitudes de gasto cuando se trabaja con una gran cantidad de empleados.

En este sentido, las TMC garantizan que todos los empleados cumplan con los requisitos y se mantengan dentro de la política de viajes y el presupuesto preestablecido.

Gestión de cuentas

Este es un servicio vital si se desea optimizar los costos de viaje. Las TMC pueden ayudar con la gestión de cuentas, de gastos e informes centralizados.

Además, ayudan a encontrar formas de reducir los gastos de viaje y aprovechar al máximo el presupuesto, sin perjudicar o desatender la experiencia de viaje de los empleados.

Gestión de riesgos, seguimiento y seguridad del viajero

Su empresa tiene el deber de cuidar a sus empleados cuando se encuentran en algún viaje corporativo, y en eso le puede ayudar una TMC.

Las TMC ayudan a las empresas a pronosticar viajes potencialmente peligrosos, adaptarse a las pautas y requisitos de los controles fronterizos y ofrecer actualizaciones de viajes en tiempo real con el fin de evitar sorpresas en el camino.

4 Beneficios de utilizar una Travel Management Company

Las compañías de gestión de viajes pueden ser muy valiosas para las empresas por una amplia variedad de razones. Algunas de estas pueden ser obvias y otras pueden pasar desapercibidas.

Veamos a continuación, cuatro de los principales beneficios de utilizar una Travel Management Company :

1. Asesoramiento de expertos

Cualquier TMC con experiencia conoce la industria de viajes a la perfección, por lo que pueden brindar consejos sobre cuáles son las mejores rutas de viaje, cómo gastar mejor el dinero y qué se necesita saber antes de dirigirse a ciertos destinos.

2. Eficiencia y agilidad

En términos generales, una compañía de gestión de viajes hace que todo el proceso de reservar viajes, desde gestionar informes y facturas hasta el seguimiento del personal, sea más fácil para usted y sus empleados.

3. Soporte 24/7

Reservar mediante múltiples plataformas y proveedores puede parecer una buena idea en principio para ahorrar dinero, pero si se tiene en cuenta la atención al cliente, ser enviado de un sitio a otro cuando ocurre algún problema es un proceso frustrante que demanda demasiado tiempo.

Otro de los grandes beneficios de las TMC es que están disponibles 24/7, lo que significa que si algo sale mal, necesitas un consejo urgente o hacer un cambio repentino, siempre habrá alguien disponible para ayudarte.

Por el contrario, si no usas una empresa de gestión de viajes, deberás gestionar cualquier problema que surja y hacerte responsable de brindar apoyo a todos los empleados que se encuentran en viajes corporativos.

4. Informes centralizados

Cuando se trata de informar sobre los gastos de viaje, la mayoría de las TMC suelen reunir toda la información en un solo informe, lo que ayuda a tener todos los datos importantes en un solo lugar.

Esto hace que sea más sencillo hacer un seguimiento de los gastos de viaje y determinar si son demasiado altos o no. Además, las TMC suelen dar un paso más allá y ayudar a analizar la información de los informes, para que pueda ajustar su estrategia.

Como puede ver, cuando se trata de eficiencia, sencillez y ahorro de gastos, los servicios que ofrecen las Travel Management Company son esenciales.

Los viajes corporativos que no son gestionados por una TMC pueden ser un estrés evitable en usted y los empleados, lo que da lugar a errores y pérdidas de tiempo y dinero.

No importa el tamaño de su empresa, una TMC puede ayudar a organizar viajes, alinear presupuestos, simplificar los informes de gastos y agilizar todo el proceso en general.

Si este contenido le pareció útil e interesante, le invitamos a leer todo lo que tienes que saber sobre la gestión de viajes , donde podrás aprender qué es el travel management y cuáles son sus ventajas.

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Aumenta la satisfacción del cliente y mejora la rentabilidad de tu negocio con nuestras soluciones.

Nueva experiencia de usuario

Ahorra tiempo y reserva viajes personalizados con hasta 100 servicios en un solo pago. B2B, B2C, B2B2C y C2B2C. Multi-dispositivo. Crea, planea, presupuesta y reserva.

Con nuestro servicio de soporte en Travel Compositor, tendrás asistencia constante para solucionar cualquier problema o duda que surja durante tu experiencia.

Una patente a nivel mundial

Ofrecemos más de 20 motores incliuyendo 10 patentes, 200 integraciones, algoritmos y folletos digitales dinámicos en nuestra plataforma multi servicio, multi modal y multi agregador.

Un backoffice 100% eficiente

Con nuestro CMS, crea banners, productos y campañas. Ofrece paquetes dinámicos. Controla tarifas, comisiones, ventas y búsquedas. Repricing, Rebooking, análisis de reports y hasta 20 módulos distintos.

Marcas utilizando nuestra tecnología en todo el mundo

Contáctenos ahora y hablemos sobre los beneficios de nuestra tecnología., siempre en constante mejora y desarrollo, conoce más sobre nuestro sistema holístico de venta de viajes., nuestros modelos de distribución digital.

Multiplica tus canales implementando copias de tu plataforma en distribuidores, partners, proveedores, agencias de viajes.  

En nuestra plataforma ofrecemos diversos modelos de distribución digital que se adaptan a las necesidades de cada cliente:  

• B2B : para empresas que ofrecen servicios turísticos a otras empresas.  
• B2B2C : para empresas que ofrecen servicios turísticos a otras empresas que, a su vez, los ofrecen a clientes finales.  
• B2C : para empresas que ofrecen servicios turísticos directamente a clientes finales.  
• C2C : para que los propios clientes finales puedan vender servicios turísticos a otros clientes finales.  

Estos modelos permiten a nuestros clientes tener un amplio alcance en el mercado turístico y una mayor eficiencia en la distribución de sus servicios, lo que se traduce en una mejora en la rentabilidad de su negocio.  

Vende tu propio producto con tus inventarios propios

En Travel Compositor , puedes vender tus propios productos turísticos, como hoteles, actividades, transportes , paquetes y transfers on tus propios inventarios en tu pagian web y a otros clientes de TravelC clients a traves del marketplace .  

Te permitiremos utilizando varios canales de venta tener todo el control sobre tus productos, precios y disponibilidad, lo que se traduce en una mayor rentabilidad para tu negocio. Además, gracias a nuestro market place , tendrás acceso a docenas de diferentes mercados , para promocionar tus productos y paquetes, lo que aumentará tu visibilidad y alcance en el sector.  

Nuestra alma es la Innovación

TravelC está en constante mejora e innovación. Con una actualización diaria, el software suma cientos de nuevas funcionalidades a lo largo del año para proveer siempre a nuestros clientes la última tecnología en venta de viajes.

Entre otras destacamos como ultimas novedades:

• Módulo de Business Intelligence para visualizar los datos de tus ventas online y así tomar las mejores decisiones estratégicas. 
• Nuestra "Cross-selling MagicBOX" funciona 24 horas 7 días a la semana ofreciendo la adición de nuevos servicios a las reservas ya efectuadas hasta el último día del viaje. 
• Nuevo módulo de e-mail marketing para enviar campañas a todos tus clientes y automatizar emails según el comportamiento de tus usuarios. 
• App MO de ultima milla : para monetizar de los gastos en viaje del cliente y mejorar tu asistencia en viaje 
• AI trips: nuestro ultimisimo motor de insipiracion, cotizacion y reserva con Inteligencia Artificial. De una pregunta a una reserva en cinco clics . ¡Una nueva patente mundial! 

El éxito de nuestros clientes es nuestra misión

LOS CLIENTES SON NUESTRO CORAZÓN

¿qué dicen de nosotros nuestros clientes.

Nuestra agencia ha experimentado un aumento significativo de las ventas desde que empezamos a utilizar Travel Compositor. La versatilidad de sus motores de reservas y la mejora constante de sus servicios nos han permitido ofrecer experiencias de viaje más personalizadas, lo que ha redundado en una mayor fidelidad de los clientes.

La innovación de Travel Compositor ha sido un verdadero impulso para nuestro negocio. Sus soluciones de Business Intelligence nos proporcionan datos en tiempo real para tomar decisiones más acertadas. Además, su enfoque en la mejora continua significa que siempre estamos un paso adelante en la industria.

La capacidad de gestionar inventarios y tarifas de múltiples proveedores en una plataforma centralizada nos ha ahorrado tiempo y recursos. Gracias a Travel Compositor, hemos mejorado nuestra eficiencia operativa y ofrecemos una experiencia de reserva más fluida para nuestros clientes.

Travel Compositor no solo ha impulsado nuestro negocio, sino que también ha mejorado la satisfacción de nuestros clientes. La personalización de itinerarios y la amplia selección de destinos nos han permitido ofrecer viajes únicos. Estamos emocionados por las mejoras continuas que esta plataforma aporta a nuestro negocio.

Compañías de transportes

De hoteles y casas en todo el mundo, actividades eventos y entradas, nuestro blog, últimas noticias y actualizaciones.

Travelsoft Group lanza su segundo concurso StartUp Contest, que ofrece hasta 250.000 euros en premios

¿Qué piensan nuestros clientes sobre Travel Compositor? 

Descubre las novedades de nuestra última versión

Travel Compositor abre la puerta grande en Brasil gracias a su acuerdo con BeFly 

Travelsoft da la bienvenida a la inversión de Capza para reforzar la estrategia de consolidación de la tecnología de viajes

Travel Compositor y Leonardo Rosatelli toman una estrategia juntos 

Cambios en la cúpula de Travel Compositor

Travel Compositor launches AI Trips

Travel Compositor merges with Travelsoft

Travel Compositor lanza MO: una aplicación de última milla para todos sus clientes

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