voyage d'affaires professionnel

Voici nos meilleurs conseils pour améliorer l'auto-gestion de votre voyage d'affaires: 

• Organisez votre séjour bien à l'avance
• Sélectionnez votre hébergement en fonction du prix et de la commodité
• Créez un itinéraire précis
• Faites des recherches sur votre destination
• N'oubliez pas vos appareils électroniques et leurs recharges ainsi que vos papiers importants

Passer par une agence de voyage d'affaires

Vous souhaitez laisser la charge mentale de l'organisation de votre voyage à une agence de voyage d'affaires ? C'est tout à votre honneur, une agence professionnelle saura comment dénicher pour vous les meilleurs prix et être toujours là en cas de problème . 

Une agence de voyage comme Centrale Voyages vous permet d'éliminer les risques suivants : le risque de payer plus cher que ce que vous auriez dû payer, les diverses erreurs (de nom, du nombre de personnes pour une réservation...).

Ou encore, la désinformation quant aux différents visas, vaccins ou autres modalités particulières selon les territoires . Avec elle, vous n'aurez rien à faire , si ce n'est que de lui fournir vos informations principales et lui communiquez vos attentes ! 

PME : des voyages d'affaires variés

Online ou Offline, votre conseiller professionnel répond à l’ensemble de vos attentes et vous accompagne avant, pendant et après vos voyages d’affaires.

CTA Business Connect

Organisez tous vos voyages d’affaires (business travel) en quelques clics. Gérez tous les déplacements de vos collaborateurs en ligne ou sur mobile.

Expertise tarifaire

Nous veillons à optimiser votre budget voyages d’affaires (business travel) grâce à des outils performants et des tarifs négociés, pour des économies réelles au quotidien.

Assistance Voyageurs

Nous mettons à votre disposition un service d’assistance 24h/24 et 7j/7, des outils de géolocalisation et de suivi pour les voyageurs de votre entreprise.

Un service voyages d'affaires business travel dédié

Petites et moyennes entreprises multinationales.

Depuis plus de 25 ans, CTA Business Travel accompagne des millions de voyageurs d’affaires et travaille avec des entreprises Françaises et internationales de toutes tailles, dans tous les secteurs d’activité. Notre agence de voyages d’affaires met à votre disposition des services, conditions et tarifs exclusifs négociés pour vous. Vous pouvez effectuer vos réservations en ligne depuis votre site dédié ou en contactant directement notre Plateau Affaires par téléphone ou par email. Nous vous accompagnons tout au long de vos déplacements. Nous pouvons également organiser vos événements d’entreprise (séminaires, team building, soirée d’entreprise) avec notre agence SOP Events et la création de sites internet avec notre partenaire Clickzou.

Nos outils sur mesure

Billetterie aérienne, billetterie ferroviaire, réservation hôtelière, accès individuel pour chacun de vos collaborateurs, application mobile, facturation et paiement, plateau d'affaires en france.

L’agence CTA Business Travel vous permet de réserver vos billets d’avion directement via votre site dédié ou en contactant directement notre Plateau Affaires par téléphone ou email. Notre outil de réservation Online vous donne accès à l’ensemble des résultats en quelques secondes (tarifs publics, low cost, abonnés et négociés). Votre Politique Voyages est directement paramétrée dans l’interface des outils de réservation.

Notre plateforme de réservation voyages d’affaires vous donne accès à l’ensemble des tarifs et services ferroviaires disponibles (Thalys, Eurostar, SNCF…). Votre Conseiller CTA Business Travel pourra également vous proposer, dans le respect de votre Politique Voyages, par exemple, un tarif Loisir à l’aller et un tarif Pro au retour, afin d’allier contraintes budgétaires et confort.

Notre outil de réservation hôtelière vous donne accès à l’une des plus importantes bases de données et à des tarifs négociés tant en France qu’à l’étranger. Ce service voyages d’affaires offre également une centralisation des dépenses, une consolidation des données, un reporting et un pilotage des leviers d’économies associés.

Vos collaborateurs disposent d’un accès individuel à notre outil en ligne spécialisé pour les voyages d’affaires. Ils peuvent ainsi effectuer leurs réservations et assurer le suivi de leur voyage d’affaires. Vous avez la possibilité de consulter l’ensemble des voyages d’affaires réservés ou effectués, identifier les postes de dépenses, les tendances générales de voyages, les opportunités d’économies et ainsi ajuster leurs futurs déplacements. CTA Business Travel permet à vos voyageurs de gagner en temps et en confort lors de leurs voyages d’affaires, dans le respect de votre Politique Voyages.

Une application spécifique de CTA Business Travel vous permet de recevoir toutes vos informations pour vos voyages d’affaires directement sur votre smartphone ou sur votre tablette : vols (billets électroniques, itinéraires, retard ou annulation), alertes sécurité et catastrophes naturelles. Pour plus d’informations sur cette option, contactez-nous directement par téléphone au 05 34 391 396.

CTA Business Travel propose une solution innovante de facturation. La dématérialisation fiscale de vos factures est possible dans le respect des règles comptables et fiscales en vigueur. La réintégration comptable en est facilitée, évitant ainsi toute problématique de ressaisie manuelle. Nous vous proposons également un système de paiement centralisé sous forme de Carte Logée afin de rationaliser le processus de rapprochement des factures.

Le reporting est l’une des priorités en matière de gestion des voyages d’affaires. CTA Business Travel met à votre disposition des outils d’analyses : rapports personnalisés sur les déplacements, tableaux et graphiques dynamiques, analyse des économies réalisées et ajustement de votre politique voyages d’affaires. Notre équipe vous accompagnera dans la mise en place de notre outil.

CTA Business Travel met tout en œuvre pour répondre à vos questions et satisfaire vos demandes voyages d’affaires. Notre Plateau d’Affaires situé en France (Toulouse) est ouvert de 9h à 18h30 du Lundi au Vendredi. Un service d’assistance 24h/24 est également disponible.

Notre vision du voyage d'affaires

CTA Business Travel, agence de voyages d’affaires et membre du réseau TourCom, accompagne depuis plus de 25 ans des milliers de voyageurs d’affaires dans le monde entier. Nous suivons ainsi des centaines d’entreprises dans l’optimisation de leurs programmes de voyages d’affaires. Notre philosophie ? Vous apporter l’écoute et la réactivité d’une entreprise à taille humaine (nos conseillers connaissent chacun de nos clients) et vous proposer les outils les plus innovants en termes de voyages d’affaires. Nos valeurs et notre éthique nous ont permis de développer un modèle et une offre complète adaptés à toutes les entreprises, de la PME aux multinationales.

• Développer des services uniques et des solutions intuitives basées sur l’expérience de chacun.
• Mettre en place des démarches de développement durable, y associer développement économique et progrès social.
• Apporter une réduction de vos coûts directs et indirects.
• Être transparent, tant sur les tarifs que sur les processus internes.
• Proposer un système de réservation simple et rapide.
• Conserver notre Plateau Affaires en France.
• Respecter les engagements pris auprès de l’ensemble de nos partenaires.
• Nous remettre en question dans notre quête permanente de l’excellence.

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Votre audit personnalisé

Vous souhaitez obtenir un audit personnalisé de vos besoins en termes de déplacements professionnels ? Nos experts sont à votre disposition :

• Par téléphone 05 34 391 396
• Via notre formulaire de contact

Quel est la différence entre le Online et le Offline

Avant de comparer ces services, sachez que l’idéal pour une entreprise est de tirer le meilleur parti du Online et du Offline, de jongler entre ces deux modes, un mode mixte. Pour différencier le Online du Offline, consultez cette page .

Quels sont les leviers d'économie ?

Nos clients enregistrent entre 10 à 15% d’économies sur leurs budgets voyages. Nos différents leviers d’économie sont consultables sur cette page .

Qualité et expertise de CTA Business Travel

Nos clients n’ont pas d’engagement de volume ni de durée : seule la qualité de notre prestation est le gage de leur fidélité. En Offline, nos collaborateurs ont entre 10 et 15 ans d’expérience et nos 2 responsables de plateau ont plus de 25 ans d’expérience chacun. En Online, notre équipe de consultants technologiques est à la pointe de l’innovation.

Je souhaite bénéficier de l'offre CTA Business Travel

Contactez-nous par téléphone en composant le 05 34 391 396 ou directement via notre formulaire , un conseiller CTA Business Travel vous contactera dans les plus brefs délais.

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Des déplacements professionnels plus responsables

La green team wagram voyages.

Toute notre communauté participe à nos démarches responsables.

CE QUI FAIT DE NOUS

Une agence engagée.

Une démarche plus responsable qui engage nos clients

Devenir client Wagram Voyages c’est agir de manière responsable et concrète à nos côtés, en contribuant financièrement au développement des forêts françaises. Wagram Voyages accompagne également ses clients dans la réduction de leur impact carbone.

La promesse d’un accompagnement sur-mesure

Avec Wagram Voyages, nos clients bénéficient d’un service personnalisé de qualité avec des engagements de service forts, tout en optimisant leur budget consacré aux déplacements professionnels.

L’humain au cœur de nos préoccupations

Chez Wagram Voyages nous avons une conviction : “Des collaborateurs heureux font des clients satisfaits et fidèles”. Des collaborateurs engagés et formés pour mieux vous satisfaire et répondre à l’ensemble de vos demandes pour des voyages plus responsables.

CE QUE NOUS PROPOSONS

Pour vos déplacements professionnels.

De l’optimisation des déplacements professionnels au contrôle des dépenses en passant par la gestion de notes de frais et la réduction de l’impact carbone, Wagram Voyages offre un accompagnement sur-mesure et plus conscient.

Vous conseiller

Nos équipes expertes en voyage d’affaires sont formées pour vous conseiller sur les options de déplacement les plus cohérentes et responsables.

Simplifier vos  réservations

Nos plateformes de réservation intuitives sont conçues pour faciliter votre expérience utilisateur, répondre à vos besoins et à votre politique voyage.

Optimiser vos voyages

Nous vous permettons de gagner du temps et de l’argent grâce à notre expertise et nos partenaires.

Sécuriser vos déplacements

Nous mettons tout en œuvre pour sécuriser les voyages professionnels et répondre ainsi à l’obligation de sûreté et de sécurité du voyageur d’affaires (Duty of Care).

CEUX QUI NOUS SONT FIDELES

200 clients en totale confiance pour leurs déplacements professionnels.

Chez Wagram Voyages, la satisfaction client est au cœur de nos préoccupations . Nous travaillons aussi bien avec des entreprises privées que des ONG ou de acteurs du secteur public.

« Professionnalisme de l’équipe service client, vrai sens du service, cherchant toujours à répondre aux besoins du client en proposant des solutions alternatives en cas de problèmes »

« L’accompagnement au changement il y a presque trois ans s’est bien passé, il était complet. Les formations étaient nécessaires et bien menées. Le changement était important pour notre entreprise et il fallait de la patience, merci. »

« Très bon contact avec le personnel, ils essayent toujours de trouver une solution et sont très disponibles. »

Contribuons ensemble à des déplacements professionnels plus conscients et plus responsables !

Voyage d’affaires : 8 conseils pour préparer un déplacement professionnel

Pour les professionnels, le déplacement est souvent une partie incontournable du travail. Que ce soit pour assister à des réunions, participer à des conférences ou rencontrer des clients, un voyage d’affaires bien organisé et préparé peut être la clé du succès. Voici 7 conseils pour vous aider à préparer au mieux votre prochain déplacement professionnel.

1. Planifier et organiser son voyage en avance

Comme dans tout projet, l’organisation est un élément clé pour assurer le bon déroulement de votre voyage d’affaires. Avec plusieurs aspects à prendre en compte tels que le transport, l’hébergement et les rendez-vous, il est préférable de commencer à planifier dès que possible.

Une bonne idée est de visiter un site spécialisé comme  https://www.selectour-affaires.com/ , afin de découvrir les options disponibles et de comparer les prix et les services offerts par les différents prestataires. Penser à anticiper vos réservations pour éviter de vous retrouver sans solution de rechange.

2. Bien préparer sa valise et ses affaires

Le choix de vos bagages et des articles à emporter est un élément crucial pour garantir un voyage réussi. Pensez à suivre ces quelques conseils :

• Sélectionner une valise adaptée , en fonction de la durée de votre séjour et de vos besoins. Privilégiez les modèles légers, résistants et disposant de compartiments dédiés aux vêtements, chaussures et accessoires professionnels.
• Emporter l’essentiel et éviter le superflu . Il est recommandé de faire une liste des articles dont vous aurez besoin et de ne pas succomber à la tentation d’emporter plus que nécessaire. N’oubliez pas d’inclure des tenues appropriées pour chaque situation, ainsi que des produits de toilette et autres objets indispensables (adaptateur, chargeurs…).
• Vérifier les restrictions en matière de bagages  auprès de votre compagnie aérienne ou de transport, afin d’éviter les mauvaises surprises au moment du départ. Prenez également en compte les consignes de sécurité pour les liquides et les appareils électroniques en cabine.

3. Rassembler tous les documents nécessaires

N’oubliez pas de rassembler tous les documents dont vous pourriez avoir besoin lors de votre déplacement, tels que votre passeport, visa (si nécessaire), billets de transport, itinéraire et informations de contact. Un dossier contenant ces éléments sera très utile en cas de perte ou de vol.

4. Se renseigner sur sa destination et se préparer en conséquence

Avant de partir en voyage d’affaires, il est important de se renseigner sur la destination concernée. Cela inclut notamment la météo, la langue parlée, les réglementations locales et les différences culturelles.

Prenons par exemple le climat. Il est important de se  renseigner sur les températures et les conditions météorologiques  pour emporter des vêtements adaptés. De même, il peut être utile d’ apprendre quelques mots ou expressions clés  dans la langue du pays visité, surtout si vous ne parlez pas couramment cette langue.

VOIR AUSSI : Comment faire pour travailler dans une agence de voyage ?

5. Anticiper et gérer les imprévus

Malgré une préparation rigoureuse, il se peut que vous soyez confronté à des imprévus lors de votre déplacement professionnel. Pour éviter d’être pris au dépourvu, prenez en compte ces recommandations :

• Souscrire une assurance voyage  pour couvrir les éventuels frais médicaux, de rapatriement, perte de bagages ou autre situation susceptible de survenir durant votre déplacement.
• Informer vos proches et collègues  de votre itinéraire complet et faites-leur parvenir vos coordonnées de contact ainsi qu’une copie des documents importants (billets d’avion, réservation d’hôtel…).
• Emporter un kit de secours  comprenant des médicaments et autres produits essentiels pour faire face aux petits bobos et indispositions.

6. Adapter sa communication et son étiquette selon la culture locale

Lorsqu’on voyage dans un autre pays, on doit s’adapter à la culture locale, y compris en matière de communication et d’étiquette professionnelle. Afin de ne pas commettre d’impairs, informez-vous sur les usages et coutumes du pays, mais également sur la manière dont les réunions et les relations professionnelles sont conduites. Cela vous permettra de  vous intégrer plus facilement dans votre environnement  et de démontrer votre respect envers vos interlocuteurs.

7. Gérer son temps et ses priorités

Dans un voyage d’affaires, le temps est souvent limité, il est donc crucial de gérer efficacement ses priorités. Essayez de suivre ces conseils :

• Déterminer un programme journalier , en planifiant à l’avance les heures de rendez-vous, les pauses, les repas et autres moments importants de la journée. Vous pouvez utiliser un agenda papier ou une application pour smartphone afin de bien visualiser chaque étape de votre emploi du temps.
• Éviter la procrastination . Lorsqu’on est en déplacement professionnel, on peut être vite tenté de remettre certaines tâches au lendemain. Établir des objectifs quotidiens et une liste de priorités vous aidera à rester concentré et efficace.
• Se ménager des moments de détente  pour éviter le stress et préserver sa santé mentale. N’hésitez pas à profiter de votre temps libre pour découvrir la destination, pratiquer une activité sportive ou même juste prendre quelques minutes pour vous relaxer.

VOIR AUSSI : Comment organiser un séminaire d’entreprise ? Les étapes clés

8. Faire un bilan après son retour

Une fois de retour au bureau, il est bénéfique de faire un bilan de votre déplacement professionnel afin d’identifier les points positifs et les axes d’amélioration. Pensez à :

• Tirer les leçons des éventuels problèmes rencontrés  et envisager des solutions pour éviter qu’ils ne se reproduisent à l’avenir.
• Recueillir les retours de vos interlocuteurs , que ce soit des clients, des collègues ou des partenaires. Leur opinion peut vous aider à mieux comprendre leurs attentes et à développer une stratégie efficace.
• Optimiser vos méthodes de travail  en constatant les éléments qui ont fonctionné correctement lors de votre voyage et ceux qui nécessitent des ajustements.

En suivant ces conseils, vous serez bien préparé pour affronter les défis d’un déplacement professionnel et, ainsi, maximiser vos chances de réussite.

Rédactrice spécialisée dans le marketing, la créativité et l'éducation.

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Les étapes pour organiser un voyage d’affaires à l’étranger

De nombreuses entreprises échangent et collaborent avec de potentiels partenaires ou nouveaux clients situés à étranger. Pour ces sociétés, les déplacements professionnels représentent un vecteur de croissance indéniable.

Les voyages d’affaires à l’étranger sont essentiels pour garantir le développement et la pérennité des entreprises qui souhaitent accroître leur portefeuille clients, leurs activités commerciales et leur réseau à l’échelle internationale.

Ils permettent de créer un lien de proximité avec des collaborateurs, des partenaires, des clients ou des prospects. Ceci n’est pas évident lorsque les relations de travail se résument à un enchaînement de visioconférences via Zoom !

Mais, il est clair qu’un déplacement professionnel à l’étranger demande bien plus d’organisation qu’un déplacement national, car il impose un certain nombre de contraintes supplémentaires.

Que ce soit au niveau de la validité du passeport, de la nécessité d’une demande de visa, des restrictions sanitaires ou encore des assurances voyage, le départ ne peut pas s’effectuer sans être soigneusement préparé.

Planifier un déplacement professionnel à l’étranger requiert du temps, de l’organisation et de l’énergie. Prévoir un voyage d’affaires peut devenir une source de stress si on n’utilise pas la bonne méthode. Pour pallier ce problème, il existe un certain nombre de bonnes pratiques à respecter. Vous devez donc organiser un voyage d’affaires à l’étranger, pour vous-même ou pour un de vos collaborateurs et vous ne savez pas par où commencer ?

Ne vous inquiétez pas, cet article a été conçu pour vous éclairer. Nous avons réuni pour vous la liste des étapes que nous vous conseillons de suivre afin de planifier sans accroche votre prochain déplacement pro à l’étranger !

Étape 1 : Définir les objectifs et les missions du déplacement professionnel à l’étranger  

Avant de décider de voyager pour affaires à l’étranger, définissez les raisons pour lesquelles ce déplacement est nécessaire. Elles peuvent-être multiples : rendez-vous ou réunion qui requiert votre présence, besoin de visiter de nouveaux locaux, participation à un salon professionnel, signature d’un nouveau contrat, etc.

De plus, en cette période post-pandémie, il va de soi qu’il est important de privilégier le contact physique avec vos interlocuteurs !

Pour vous aider à définir les objectifs de votre prochain voyage d’affaires à l’étranger, et vous simplifier la tâche, vous pouvez utiliser la fameuse méthode QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?). Pour savoir comment utiliser cette technique dont le nom est un acronyme barbare, nous vous invitons à consulter notre article sur comment préparer et organiser un déplacement professionnel .

Étape 2 : Respecter les conditions d’entrée du pays dans lequel vous vous rendez

Vous vous en doutez sûrement, mais un déplacement pro à l’étranger demande de porter une attention toute particulière sur les restrictions d’entrée et de sortie de chaque pays, qui, comme on le sait, évoluent constamment.

Que ce soit la fermeture des frontières, les tests PCR ou antigénique à effectuer avant de départ, la nécessité d’avoir un schéma vaccinal complet ou encore l’isolement à l’arrivée, le contexte sanitaire rend les voyages incertains. Il faut donc se renseigner en amont de son départ pour éviter tout stress supplémentaire !

Pour rester au courant des restrictions et ne pas avoir de mauvaises surprises, rendez-vous sur le site du gouvernement pour suivre toutes les actualités concernant les déplacements à l’étranger .

N’oubliez pas qu’outre les conditions d’entrées dans chaque pays liées au contexte de la pandémie de Covid-19, certains pays imposent d’autres normes sanitaires : des vaccins, des traitements préventifs ou encore l’interdiction d’introduire des denrées sur le sol du pays de destination.

Pour plus d’informations, et si vous avez un doute concernant votre prochaine destination, pensez à consulter les conseils du guide voyage et santé d’Air France

Étape 3 : Vérifier la validité de son passeport et anticiper sa demande de visa 

Avant même d’effectuer une réservation en vue d’un voyage à l’étranger, il est obligatoire de vérifier la validité de vos papiers d’identités ! Si vous restez dans l’Union Européenne, une carte d’identité valide suffira pour vous déplacer, même en avion. Si vous sortez de l’Union Européenne, il faut absolument un passeport en cours de validité. Pensez à contrôler la date d’expiration : chaque pays définit ses règles en la matière et dans certains cas, il vous faudra présenter un passeport avec une validité minimum.

Petit rappel : Le Royaume-Uni ne fait plus partie de l’Union Européenne, il faut maintenant un passeport pour s’y rendre ! Pour en savoir plus à ce sujet, pensez à consulter notre article concernant l’organisation d’un voyage d’affaire à Londres.

N’oubliez surtout pas de contrôler si le pays de destination impose un visa de séjour sur le territoire. Il est grandement conseillé d’effectuer ce type de démarche avec anticipation, car la demande peut parfois prendre du temps avant d’être acceptée !

Pour effectuer une demande de visa, il faudra vous adresser au consulat en France du pays dans lequel vous comptez vous rendre. Si vous ne pouvez pas vous rendre au consulat en question, ou bien, si vous préférez déléguer cette tâche, il existe des services en ligne qui pourront effectuer ces démarches à votre place. En voici un exemple :  https://www.rapidevisa.fr/demande-de-visa.html  

Conseil : n’hésitez pas à faire des copies et à scanner tous ces papiers. Cette action diminuera vos chances de perdre vos orignaux et de finir à l’ambassade…

Étape 4 : Veiller à être protégé par une assurance voyage complète et adaptée

En amont de votre voyage, il vous est conseillé de vérifier avec le responsable voyage de votre entreprise si vous être assuré comme il se doit pour vos déplacements.

En effet, on n’est jamais à l’abri d’un problème ou d’un imprévu avant ou pendant notre déplacement professionnel. Il faut donc avoir l’assurance que vous serez protégé et assisté quoi qu’il arrive. Et cela est d’autant plus nécessaire lors d’un voyage d’affaires vers l’étranger.

Entre les possibilités de fermeture des frontières du jour au lendemain, de restrictions vous empêchant de vous déplacer une fois sur place, d’annulation des vols… vous l’aurez compris, il vaut mieux être assuré correctement.

Assurance vols Une assurance vols est primordiale pour venir couvrir toute annulation, modification et remboursements de vos billets d’avion en cas d’imprévus.

Assurance multi-risques Vous devez obligatoirement être couvert avec une assurance qui pourra vous assurer quoi qu’il puisse vous arriver sur place (hospitalisation, accidents, rapatriement, etc.)

Pour aller loin au sujet de la gestion des risques lors d’un voyage d’affaires , rendez sur le site de Supertripper.

Ariane : le service de l’État qui garanti la sûreté du voyageur Le ministère des Affaires étrangères et du Développement international a mis en place un portail d’aide aux voyageurs français ressortissants pour recenser leurs voyages ou missions ponctuelles à l’étranger.

En vous inscrivant sur Ariane, vous pourrez être alerté en cas de crise lors d’un voyage à l’étranger. Vous pouvez également leur communiquer vos données et informations de contact avant ou pendant votre déplacement.

Vous l’aurez compris, Ariane est l’outil à utiliser pour être certain de partir à 100 % l’esprit tranquille : avec ce service, vous assurez votre sécurité en cas de situation d’urgence. https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html

Étape 5 : Se renseigner sur les mœurs du pays de destination

Lorsqu’on voyage dans un pays étranger, il vaut mieux se renseigner sur la culture locale et ses habitudes afin de préparer son atterrissage en douceur.

Quelle est langue locale parlée ? Y a-t-il un événement national ? Y a-t-il des choses à ne pas faire ? Etc.

Il est préférable d’être aux faits des mœurs locales en amont de votre voyage d’affaires, pour éviter de potentielles situations auxquelles vous n’avez pas envie de faire face. Le simple fait d’apprendre à dire “bonjour”, “au revoir” et “merci” dans la langue du pays, amenuisera la barrière culturelle et vous permettra sans doute de bénéficier d’un bien meilleur accueil.

En plus d’être au fait des us et coutumes du pays de destination, armez-vous d’infos pratiques qui rendront votre déplacement fluide une fois sur place.

Quelles sont les distances entre les lieux dans lesquels vous allez devoir vous rendre ? Quel est le meilleur moyen de se déplacer ? L’aéroport est-il loin de votre hôtel ? Etc.

Ce sont des éléments d’organisation qui peuvent paraitre évidents pour certains mais ils peuvent parfois passer à la trappe lorsqu’on se trouve dans le rush de l’organisation d’un déplacement professionnel.

Conseil : pour rendre votre expérience de voyage plus agréable, pensez à consulter notre article sur les accessoires indispensables pour voyageurs d’affaires , ainsi que celui dédié aux Top 10 des applications mobiles pour voyageurs d’affaires .

Étape 6 : Anticiper ses réservations pour bénéficier des meilleures offres, aux meilleurs tarifs

Si vous avez réalisé toutes les étapes que nous vous conseillons d’effectuer en amont, vous pouvez désormais passer à la réservation de votre déplacement professionnel à l’étranger. C’est une partie qui ne faut surtout pas négliger ni faire au dernier moment, pour avoir la garantie de ne pas dépasser votre budget voyage.

En vous y prenant suffisamment tôt, non seulement vous allez faire des économies, mais en plus, vous allez pouvoir profiter des offres qui vous conviennent le mieux.

N’est-il pas plus agréable de pouvoir choisir le siège que l’on souhaite occuper dans l’avion ? De choisir la meilleure chambre dans l’hôtel de votre choix ?

Sachez que tous ces conseils sont également valables si vous devez organiser un voyage d’affaires pour votre patron ou bien pour un(e) de vos collègues. Donc maintenant que vous connaissez les étapes clés pour organiser un déplacement professionnel à l’étranger dans les meilleures conditions. Posez-vous cette question : Ne serait-il pas plus simple d’être accompagné par une agence de voyage professionnelle ? Il existe des solutions qui vous peuvent vous aider dans l’organisation et la gestion de vos déplacements professionnels à l’étranger en toute sérénité. Imaginez pouvoir réserver et gérer tous vos déplacements sur une seule et même plateforme aux meilleurs prix où que vous alliez, tout en bénéficiant d’un accompagnement d’experts du voyage d’affaires ! Imaginez qu’en plus, cette solution vous permette de bénéficier d’assurances, garantissant votre sécurité et vous protégeant des imprévus, à tout moment et pour n’importe quelle raison ! Avec l’agence de voyages d’affaires nouvelle génération Supertripper , tout ça est désormais possible et bien plus encore !!! Supertripper est aujourd’hui la solution de gestion des déplacements professionnels, alliant la meilleure technologie à l’excellence d’un service client réactif ! De la réservation à la facturation, en passant par un accompagnement sur-mesure, Supertripper répond à tous les besoins des entreprises les plus exigeantes et des voyageurs d’affaires d’aujourd’hui !

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Voyages d'affaires : 10 choses à ne pas oublier au moment de faire sa valise

Même à l’ère digitale, il reste encore un certain nombre d’objets physiques dont on ne peut se séparer – surtout en déplacements professionnels. Oubliez votre passeport et vous manquerez votre vol, oubliez votre téléphone ou votre ordinateur portable et vous pourrez difficilement communiquer avec vos clients et collègues, oubliez des documents importants et vous pourriez risquer votre relation client. Toutes ces erreurs étant faciles à commettre, il est facile de voir ce qu’elles pourraient coûter à votre entreprise et le stress qu’elles pourraient vous causer.

Cette liste pratique vise à préparer votre valise de façon efficace afin de vous donner du temps pour vous consacrer à la préparation de votre réunion ou conférence.

Voici 10 essentiels à inclure dans votre check-list de voyage d’affaires.

1. Titres de transport

L’objet indispensable numéro un sur votre liste n’est autre que votre passeport, sans lequel vous ne pourrez pas mettre un pied dans l’avion. Pensez à conserver tous vos titres de transport – y compris vos réservations de vols, confirmations d’hôtels et détails de location de voiture (si imprimés) – au même endroit. Ainsi, vous pourrez y accéder rapidement et éviter le moment de panique dans lequel on ne trouve pas sa carte d’embarquement, par exemple.

2. Ordinateur portable ou tablette

Prendre son ordinateur portable ou tablette avec soi est une excellente façon de rester productif tout en voyageant. Que vous relisiez une présentation ou que vous tapiez vos notes de réunion, cela donnera une valeur réelle au temps de travail que vous aurez passé en déplacement. Quel que soit votre appareil de prédilection, n’oubliez pas d’emporter le chargeur correspondant. Un adaptateur est également indispensable si vous voyagez à l’étranger, alors essayez de vous en procurer un avant le jour J – cela vous fera économiser du temps, ainsi que le coût d’un adaptateur à l’aéroport.

3. Smartphone

Le smartphone est une composante indispensable de la vie professionnelle moderne. Sans le vôtre, il serait difficile de communiquer avec vos collègues ou vos clients, et à vous organiser. Téléchargez l’application de voyages d’affaires  myCWT , synchronisez votre téléphone avec votre calendrier professionnel et ainsi recevoir tous les rappels essentiels pour bien suivre votre emploi du temps et itinéraires de déplacements.

4. Accès Wi-Fi

Pensez à vos besoins en accès internet sans fil si vous devez travailler à distance, trouver votre chemin ou appeler votre famille. À l’hôtel, l’accès au Wi-Fi n’est pas toujours gratuit et,  dans certains établissements, peut se révéler coûteux. Les principaux opérateurs vendent des cartes internet utilisables sur tous ses appareils, tandis que le Wi-Fi de l’hôtel n’est souvent disponible que depuis un seul appareil. En vous inscrivant à CWT Hotel Intel , vous avez accès à un répertoire des hôtels du monde entier et aux avis des voyageurs d’affaires à leur sujet. Cela vous permet de voir quels hôtels sont les mieux classés en termes d’options Wi-Fi et de bien choisir votre hébergement avant de réserver votre séjour.  

5. Vêtements et accessoires

Emportez la bonne garde-robe. S’équiper de la veste, de la paire de chaussures ou des accessoires adéquats peut faire toute la différence lors d’un voyage professionnel intensif, y compris lors des apéritifs ou restaurants de dernière minute, connus pour leurs effets positifs sur le développement du réseau professionnel. Pour cela, vous avez autant besoin de tenues professionnelles formelles que décontractées, sans oublier sous-vêtements, chaussettes et pyjama. Consultez la météo de votre destination avant le départ – s’il y a du vent et de la pluie, prévoyez un imperméable ou un parapluie. De même, n’oubliez pas que les produits d’hygiène comme le shampoing, l’après-shampoing ou le dentifrice ne sont pas toujours fournis par l’hôtel, pensez alors à emmener les vôtres.

6. Portefeuille ou portemonnaie

Penser à prendre son portefeuille ou porte-monnaie fait partie du kit indispensable des voyageurs d’affaires. Sans cela, le paiement pourrait se révéler difficile. Par ailleurs, même s’il est probable que vous régliez par carte la majorité du temps, il est toujours bon d’avoir des espèces sur soi (monnaie et billets de faible dénomination pour régler les petites dépenses). En règle générale, ne prenez avec vous que ce dont vous êtes sûr(e) d’avoir besoin (cela vaut aussi pour les cartes) et ne prenez qu’une poignée d’espèces dans la devise locale – cela limitera les dommages si votre portefeuille venait à être perdu ou volé. Enfin, assurez-vous de toujours avoir votre portefeuille ou porte-monnaie à portée de main : dans la poche de votre veste ou de votre pantalon, de manière à pouvoir vous acquitter de vos dus sans encombre.

7. Pastilles à la menthe

Dans le monde des affaires, il est d’autant plus important de faire une première impression irréprochable – on ne sait jamais sur qui on va tomber, et si cette personne est un client ou un partenaire potentiel important, la dernière chose dont on veut se soucier, c’est de la fraîcheur de son haleine. Cet essentiel d’hygiène est toutefois facilement négligé, alors n’oubliez pas d’emporter un paquet de pastilles à la menthe (le chewing-gum étant susceptible de faire mauvaise impression) pour rafraîchir votre haleine régulièrement et en particulier après les repas.

8. Polycopiés

Demandez-vous : quels sont les documents dont vous aurez besoin durant votre déplacement ? Polycopiés de présentation ou agenda de réunions, ils représentent une composante essentielle de la réussite de votre déplacement. Bien sûr, il est possible qu’une imprimante soit disponible à votre destination pour les imprimer sur place, mais pourquoi laisser ça au hasard ? Imprimer le nécessaire ne vous prendra que quelques minutes et vous vous sentirez mieux en sachant que c’est prêt lorsque vous arriverez à destination.  

9. Fournitures

Pensez également aux fournitures de bureau qui vous seront utiles pendant votre voyage. Cela peut paraître évident, mais si votre déplacement inclut un rendez-vous client, il vous faudra un bloc-notes et un stylo pour prendre note de tout plan d’action et vous assurer d’avoir l’air organisé. De quelles autres fournitures pourriez-vous avoir besoin ? Des notes repositionnables pour vous servir de rappels visuels express, des trombones pour assembler des documents et des chemises pour les protéger. Inutile de prendre tout un magasin de fournitures dans votre valise, mais quelques articles pratiques s’avèreront utiles.  

10. Business cards

Même si vous prévoyez de retrouver des visages familiers au cours de votre déplacement, n’omettez pas d’inclure quelques cartes de visite dans vos bagages. On ne peut jamais prévoir les rencontres pouvant se révéler être des atouts précieux pour son réseau professionnel, et dans ce cas-là, on veut être sûr(e) de laisser ses coordonnées . Emportez une liasse de cartes suffisamment généreuse pour ne pas en manquer, glissez-en dans la poche de votre veste, dans votre mallette ou sacoche d’ordinateur ainsi que dans votre portefeuille ou porte-monnaie. Ainsi, vous serez toujours prêt à saisir l’opportunité d’établir une nouvelle connexion. Les cartes de visite sont les bienvenues lors de conférences et font d’excellents badges.

Une fois vérifié avoir inclus tous les éléments figurant sur notre check-list du parfait voyage d’affaires, n’oubliez pas de revérifier.

Faire sa valise pour un déplacement d’une nuit  

Si vous prévoyez de passer une nuit sur place, n’emportez qu’un bagage à main. Cela vous fera économiser du temps à votre arrivée et éliminera le risque que votre bagage ne se perde. Par conséquent, n’emportez avec vous que le strict minimum : des vêtements de rechange et vos essentiels de toilette, votre téléphone, votre ordinateur portable et un bloc-notes avec un stylo. Tenez vos contacts informés de là où vous vous trouvez, en vous assurant que la personne responsable des déplacements dans votre entreprise connaît votre itinéraire de voyage. Emportez le minimum d’espèces et de cartes bancaires nécessaire dans votre portefeuille ou porte-monnaie.

Déplacements de 3, 4 ou 5 jours

La liste des indispensables est naturellement plus longue pour les déplacements d’une durée de plusieurs jours. En plus des essentiels mentionnés précédemment, vous aurez besoin d’une combinaison de tenues habillées et décontractées. Si votre voyage comprend plus d’une destination, pensez à comment vous fournir en internet sans interruption – une carte Wi-Fi ou un hotspot vous permettront de rester productif en toutes circonstances et en contact avec les bonnes personnes.

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Le guide complet des voyages d’affaires de 2024: qu’est-ce que c’est et qu’est-ce que cela signifie pour les entreprises

Le voyage d’affaires est un nouveau concept de voyage d’affaires qui comprend tous les aspects de l’organisation d’un voyage d’affaires, de l’économie à l’organisation et à la logistique. Les voyages d’affaires représentent une dépense importante pour les entreprises, grandes ou petites, et sont souvent utilisés pour rendre visite aux clients, conclure de nouveaux contrats, rester en contact avec les fournisseurs ou se tenir au courant des évolutions du secteur, comme les foires commerciales, les expositions, etc.

Dans cet article, nous examinerons toutes les facettes des voyages d’affaires en 2021, de la terminologie utilisée pour identifier les différents types de voyages d’affaires aux compétences et rôles impliqués dans la gestion des voyages d’affaires ( business travel management ), en passant par des aspects tels que la politique et le statut des voyages .

Le voyage d’affaires, de bleisure et de tourisme d’affaires

Avec l’émergence de nouvelles tendances, le concept de voyage d’affaires évolue également et doit être pris en compte : par exemple, la possibilité d’assouplir la frontière entre le travail et la vie privée a donné naissance à des formes de voyage telles que le bleisure , qui combine les besoins du voyage d’affaires avec le temps libre.

Examinons les termes les plus couramment utilisés et leur signification:

Voyage d’affaires

Dans son sens le plus strict, le “voyage d’affaires”, également connu en Espagne sous le nom de voyage d’affaires ou tourisme d’affaires , est un voyage effectué à des fins professionnelles ou commerciales. Il s’agit donc de tous les voyages effectués dans l’intention de développer de nouvelles relations d’affaires, de la participation à des réunions, séminaires, conférences et événements, ainsi que de ce que l’on appelle les “voyages de motivation” ou “ voyages de stimulation “, c’est-à-dire les voyages de récompense pour les employés.   

Pour cette raison, le secteur est résumé au niveau international sous l’acronyme Mice , ou Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions.

Voyage de bleisure 

Ici, en plus des affaires, le concept de “ loisirs ” entre en jeu, qui se combinent pour créer le “ bleisure “: avec le travail vient le plaisir, c’est-à-dire qu’il s’agit de donner au salarié un espace de temps libre dans ses déplacements professionnels. Le concept de bleisure diffère des voyages d’affaires dans la mesure où il s’agit de prolonger un voyage d’affaires sur un week-end afin de profiter d’un peu de temps libre, de visiter la ville dans laquelle ils se trouvent, etc. Il est difficile de dresser un profil précis du voyageur bleisure , en général on peut le décrire comme un voyageur d’affaires, appartenant principalement à la catégorie des millenials (c’est-à-dire les personnes nées entre 80 et 95).

Voyage de tourisme d’affaire 

Cependant, les deux se différencient du concept de voyage de tourisme d’affaires , car ce dernier se réfère précisément au déménagement temporel pour une période inférieure à 1 an , au cours duquel la personne travaille à distance, avec l’avantage de pouvoir profiter de son temps libre dans un lieu différent que celui où il réside.

Comment gérer les voyages d’affaires

Avec l’évolution du business travel il existe une nécessité de gestion commune à beaucoup d’entreprises : réduire le temps et les recours nécessaires pour organiser les voyages d’affaires. Beaucoup d’entreprises décident de confier la gestion à une entreprise de gestion de business travel , c’est-à-dire, de vraies agences ou des plateformes dont l’objectif est d’optimiser toutes les activités liées aux voyages d’affaires.

Mais, qu’est-ce que le travel management ? Le terme travel management se réfère à toutes les activités liées à la gestion, l’organisation et la réservation d’un voyage d’affaires, mais aussi à tout le processus de facturation.

Ces activités comprennent:

• Acheter des billets d’avion ou de train, réserver des hôtels et louer des voitures ;
• Contrôler et facturer les dépenses du voyage;
• Organiser des événements (MICE – réunion, séminaire, conférence et événement);
• Création et contrôle des politiques de voyage

Mais voyons qui se charge du travel management:

• Agences de voyages
• Entreprises de gestion de voyages d’affaires
• Hôtellerie et restauration
• travel manager 
• GDS (Global distribution system)
• Fournisseurs de systèmes d’auto-réservation

Beaucoup d’entreprises disent confier la gestion à des agences de voyages d’affaires pour optimiser leur temps de réservation, de facturation et de gestion des coûts. Les grandes entreprises ont l’habitude de gérer les voyages en interne. Sa tâche principale est de trouver le juste équilibre entre réduction des coûts et le confort des voyageurs , peut-être établi une politique de voyages d’entreprise qui facilite le processus.

Il est important de disposer d’un système de gestion des risques et de sécurité des voyages qui permette de se préparer à tout événement ou urgence. Informer les voyageurs des risques auxquels ils pourraient être confrontés au cours des voyages est essentiel, mais s’appuyer sur un système capable de contrôler la situation en temps réel, envoyer des alertes ou des notifications peut être rassurant et permettre aux voyageurs de se sentir en sécurité.

La politique de voyage

Il est possible d’élaborer une politique de voyage, c’est-à-dire, l’ensemble des normes qui établissent la gestion des voyages d’affaires comme:

• Réservations d’avion, de train ou des voitures de location
• Contrôle des dépenses, dont les repas, dîners ou les divertissements
• Sécurité dans les voyages tant personnels que professionnels
• Modes de paiement
• Maintien de la sécurité du voyageur à chaque voyage

Avec l’aide d’une agence de business travel , établir une politique de voyage est simple et facilite le travail du gestionnaire de voyages, car il n’est pas nécessaire de vérifier manuellement que toutes les conditions sont remplies à chaque fois, car elles sont déjà définies automatiquement .

Avec l’introduction d’un concept plus flexible des voyages d’affaires, il est important qu’ils aient aussi leur propre étiquette , car ce sont les voyageurs qui portent l’image de l’entreprise lors de leurs déplacements. Voyons quelques points:

Le temps c’est de l’argent . Personne n’aime perdre son temps, alors soyez ponctuels, ou mieux encore, arrivez en avance, c’est une exigence très importante. Et cela pour les vols, un dîner d’entreprise ou une réunion d’affaires.

Respecter les cultures locales . À Rome, faites comme les Romains : même si nous sommes habitués à nous comporter d’une certaine manière, il est très important de connaître les coutumes locales pour ne pas faire mauvaise impression. Par exemple, dans certains pays, le contact physique n’est pas aussi bienvenu que ce à quoi nous sommes habitués.

Faites preuve de bon sens . Les bonnes manières à table, le fait de ne pas interrompre les gens pendant qu’ils parlent, le fait de ne pas s’habiller de manière trop décontractée simplement parce que vous allez dans un pays au climat plus chaud sont quelques exemples parmi d’autres. 

Il est essentiel de faire preuve de bon sens et d’être poli lorsque vous voyagez pour affaires, car vous ne représentez pas seulement vous-même ou le pays dont vous êtes originaire, mais surtout l’entreprise pour laquelle vous travaillez. 

La durabilité . Il est bon de se rappeler qu’il existe de nombreux comportements écologiques qui peuvent être mis en pratique lors d’un voyage, comme le fait de séjourner dans des hôtels durables, d’essayer d’utiliser les transports publics ou de marcher, de prendre des vols directs, de voyager en classe économique, de se renseigner sur la durabilité de la compagnie aérienne avec laquelle on voyage, etc.

Politique de voyage . Il est probable que votre entreprise dispose d’une politique de voyage qui clarifie toutes les questions que vous pouvez vous poser pendant vos déplacements professionnels. Assurez-vous d’être au courant de tous les points avant de partir, afin de savoir comment réagir en cas d’imprévu.

Respecter l’étiquette signifie améliorer ton professionnalisme et celui de ton entreprise.

Ce que BizAway peut faire pour vos business travel  

La gestion des dépenses de voyage d’une entreprise implique l’application d’un plan d’organisation précis pour contrôler les dépenses et les coûts. Utiliser une agence de business travel pour gérer les voyages d’affaires peut aider votre entreprise à simplifier votre travail et économiser de l’argent.  

BizAway simplifie vos réservations avec une assistance 24/7 , nous vous fournissons une plateforme de gestion qui vous donne une liberté totale de gestion de vos voyages et vous permet de définir des politiques et des approbations pour vos gestionnaires de voyage. Vous aurez vos dépenses, remboursements et/ou réservations à portée de main. A cela s’ajoute le confort de télécharger une facture mensuelle de toutes les réservations réalisées.

Nous faisons en sorte que les voyages d’affaires soient plus écologiques : grâce au calcul automatique de notre plateforme, chaque utilisateur est informé de l’impact environnemental de chaque réservation . Durant le processus de réservation, il est également indiqué la quantité de dioxyde de carbone produit par le voyage réel . De plus, grâce à nos algorithmes de calcul, vous pouvez également connaître la compensation monétaire nécessaire pour compenser les émissions produites , grâce à une donation volontaire de quelques centimes à la plantation de palétuviers, via le Eden Reforestation Project . Les palétuviers ont une grande capacité d’absorption . De fait, un arbre durant ses 25 ans de vie, est capable d’éliminer plus de 308 Kg de CO2 de l’atmosphère, avec une moyenne de 12,3 Kg à l’année par arbre.

En raison de la pandémie, le secteur des voyages a été restreint dans tous les domaines , y compris les voyages d’affaires. Selon cet article du Sole 24 Ore, on estime que la reprise a déjà commencé avec l’arrivée du printemps, mais de nombreux experts pensent que dans les mois à venir, les voyages seront encore limités , ils se feront surtout vers les destinations proches , en raison de la difficulté d’organiser des voyages d’affaires de dernière minute vers des destinations lointaines. 

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• 5 juin 2024

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Pour de nombreux voyageurs, le paiement de la taxe de séjour liées à leur hébergement constitue un casse-tête récurrent. Bien que cela puisse sembler un détail mineur, cette exigence peut rapidement devenir un processus contraignant, obligeant les voyageurs à utiliser leurs cartes bancaires personnelles et à gérer des notes de frais pour obtenir un remboursement. 1. Le problème des paiements de la taxe de séjour Paiement à l'enregistrement  Les voyageurs d'affaires doivent souvent payer

• 21 mai 2024

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Idée reçue sur la note de frais #1 : Les remboursements sont longs et complexes

Dans le milieu professionnel, la gestion des notes de frais est souvent perçue comme un parcours du combattant : des formulaires interminables à remplir, des reçus à ne plus savoir qu’en faire (qu’on égare ou qui s’effacent), et un délai de remboursement qui semble parfois s’étirer à l’infini . Mais cette idée reçue mérite d’être confrontée à la réalité des processus modernes de gestion des frais professionnels.

Historiquement, l’administration des notes de frais pouvait en effet s’avérer fastidieuse . Les employés devaient conserver méticuleusement chaque reçu, remplir des formulaires papier, et souvent attendre des semaines avant de voir leur dû remboursé. Les entreprises, quant à elles, devaient stocker les notes de frais papier pendant plusieurs années pour des raisons légales, jusqu’à 4 ans. Ce processus pouvait être ralenti par de nombreux facteurs : erreurs de saisie, politique de remboursement floue, ou encore manque de ressources au sein des services de comptabilité.

Cependant, l’ère numérique a transformé le paysage des notes de frais. Les solutions logicielles dédiées à la gestion des dépenses se sont multipliées, apportant avec elles automatisation et efficacité. Ces outils, comme Cegid Notilus permettent non seulement une création rapide et aisée des dépenses, mais aussi une soumission instantanée via des applications mobiles. Les reçus papier sont désormais dématérialisés ou remplacés par des photos numériques, et l’intelligence artificielle aide à catégoriser et à valider les dépenses en temps réel. Tout est digitalisé et automatisé pour gagner du temps.

De plus, les entreprises prennent conscience de l’importance de fluidifier le remboursement des frais pour maintenir la satisfaction et la productivité de leurs employés. Ainsi, les politiques de remboursement sont de plus en plus claires et des cycles de validation accélérés sont mis en place. Certains employeurs optent même pour des remboursements en quasi temps réel, où les dépenses approuvées sont remboursées en quelques jours, voire quelques heures.

Il serait donc réducteur de continuer à associer systématiquement les notes de frais à un processus long et complexe. Si les défis existent toujours, notamment dans les entreprises réticentes à adopter les nouvelles technologies ou celles ayant des politiques de remboursement rigides, l’évolution générale est positive. Les employés, armés de bonnes pratiques et d’outils adéquats, peuvent désormais s’attendre à une expérience bien moins ardue qu’auparavant !

Il est essentiel que ce message soit relayé au sein des organisations pour encourager l’adoption de pratiques modernes en matière de gestion des dépenses. En démystifiant cette idée reçue, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur gestion financière, mais aussi renforcer le bien-être de leurs employés, créant un environnement de travail où les formalités administratives ne sont plus un frein, mais un facilitateur de l’efficacité professionnelle.

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